In der heutigen digitalen Welt ist die Situation auf vielen Fileservern gleich: Täglich wachsen die Datenberge, getrieben durch die scheinbar unbegrenzten Möglichkeiten von Speicherlösungen und Cloud-Technologien. Auf den ersten Blick erscheint diese Entwicklung als optimale Lösung, doch bei näherer Betrachtung stellen sich essenzielle Fragen: Wie bleibt ein Filesystem funktionsfähig, wenn es einem Parkhaus ohne Ausfahrt gleicht? Wo befinden sich meine essentiellen Dateien in diesem Meer an Informationen?
Die Lösung: Aufräumen des Datenbergs
Die Antwort liegt in der effektiven Verwaltung des Datenbergs, bestehend aus ROT-Daten (redundant, obsolet, trivial). Das Ausmisten dieser Daten mag zunächst befremdlich wirken und Verlustängste hervorrufen – niemand löscht gern Daten, die potenziell noch von Nutzen sein könnten. Doch das „Weg“-Räumen bedeutet nicht zwangsweise das endgültige Löschen, sondern vielmehr das Schaffen von Ordnung. Indem obsolete Daten aussortiert werden, vereinfacht sich die Ordnerstruktur automatisch. Die neuesten und relevantesten Dateien rücken in den Vordergrund. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Datenverwaltung und höherem Datenschutz, sondern macht auch die Vergabe von Berechtigungen einfacher und kostengünstiger.
Mit der 3D Daten Heatmap finden Sie den Datenberg
Unser Feature migRaven.24/7 Analyzer revolutioniert mit der 3D Daten Heatmap die Art und Weise, wie Sie Ihre Datenstruktur visualisieren und optimieren. Diese innovative Lösung ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick sowohl relevante als auch obsolet gewordene Daten in Ihrer vorhandenen Ordnerstruktur zu identifizieren.
Wie die Heatmap funktioniert
migRaven durchläuft sämtliche Daten auf Ihrem Fileserver und speichert relevante Informationen wie das Änderungsdatum in einer eigenen Datenbank. Auf Basis dieses „LastChangeDates“ ordnet migRaven Ihre Dokumente in Alterskategorien ein und zeigt auf, wie tief diese in Ihrer Ordnerstruktur verankert sind. Mithilfe von Farbcodes – Rot-Orange-Töne für Bereiche mit hoher Dokumentendichte – erhalten Sie eine klare visuelle Darstellung Ihrer Datenverteilung.
Eigenständige Kategorisierung Ihrer Daten
Sie haben die Kontrolle: Bestimmen Sie selbst, ab welchem Alter Daten als obsolet gelten sollen. Eine gängige Praxis ist es, Daten, die älter als zwei Jahre sind, in diese Kategorie einzustufen. Diese Flexibilität ermöglicht eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Datenverwaltung.
Das Ergebnis: Klare Einblicke und Optimierungspotenzial
Neben der visuellen Aufbereitung Ihrer Datenstruktur liefert migRaven.24/7 Analyzer wichtige Kennzahlen und KPIs, die Ihnen helfen, Ihre Daten effektiver zu verwalten. Diese Kombination aus visueller Darstellung und detaillierter Analyse ist ein mächtiges Werkzeug, um Ihre Datenverwaltung zu optimieren und relevante Informationen schnell zugänglich zu machen.
1) zeigt die Visualisierung 2) zeigt die Informationskacheln
Die 3D-Ansicht zeigt den Datenberg.
Neu: Detailinformationen zu den Verzeichnissen
Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, nicht nur die Anzahl der Dateien pro Alterskategorie und Verzeichnistiefe einzusehen, sondern auch detaillierte Listen für jedes Verzeichnis abzurufen.
Erweiterte Einblicke mit nur einem Klick
Mit einem einfachen Klick auf eine Zelle unserer Heatmap-Tabelle öffnen Sie eine Liste, die wertvolle Informationen liefert: Sie sehen die genauen Pfadnamen, die Anzahl der Dateien an jedem Speicherort sowie den von diesen Dateien belegten Speicherplatz. Diese Funktion bietet Ihnen einen tieferen Einblick in Ihre Datenstruktur und hilft Ihnen, effizientere Entscheidungen bezüglich der Datenverwaltung und -speicherung zu treffen.
Flexible Zugriffspunkte für detaillierte Informationen
Sie können die Liste auf zwei Arten öffnen:
- Durch Klicken auf eine beliebige Zelle in der Tabelle.
- Über verlinkte Zahlen in unseren Informationskacheln.
Wird auf eine Zelle in der Tabelle geklickt (1), öffnet sich die Sidebar mit Informationen zu den Verzeichnissen (2)
Nächster Schritt: Befreiung vom Datenberg
Sie möchten Ihrem digitalen Parkhaus eine Ausfahrt bieten? Lassen Sie veraltete Daten gehen und tragen Sie den Datenberg Schritt für Schritt ab.
Nachdem Sie mit der 3D Daten Heatmap einen umfassenden Überblick über die Verteilung der obsoleten Daten gewonnen haben und die Detailinformationen Ihnen präzise Einblicke in die alten Verzeichnisse gegeben haben, ist es nun an der Zeit zu handeln.
Effiziente Datenarchivierung mit Data Retention
Mit unserem Data Retention Feature können Sie gezielt veraltete Daten in ein Archiv verschieben. Dies geschieht entweder einmalig oder durch das Festlegen von Richtlinien (Policies) für eine regelmäßige, automatisierte Archivierung. Dadurch bleibt Ihr Filesystem dauerhaft aufgeräumt und effizient.
Integration der Fachabteilungen
Ein wichtiger Aspekt ist die Einbindung der Fachabteilungen in diesen Prozess. Durch ihre Mitwirkung wird das Datenmanagement zu einem gemeinschaftlichen Anliegen und erhöht deutlich die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft.
Vorbeugung zukünftiger Datenberge
Um zukünftigen Datenanhäufungen vorzubeugen, ermöglicht der Folder Self Service in migRaven.24/7 den Nutzern, neu angelegte Ordner selbst zu verwalten. Diese Ordner können von Anfang an mit einer Laufzeit versehen werden, nach der Daten automatisch entfernt werden – eine proaktive Maßnahme, um Ihr digitales Parkhaus effizient und übersichtlich zu halten.
Zusammenfassung und Ausblick
Mit den vorgestellten Tools und Strategien von migRaven.24/7 haben wir einen umfassenden Weg aufgezeigt, wie Sie effizient und nachhaltig den Datenberg in Ihrem Unternehmen bewältigen können. Von der ersten Analyse mit der 3D Daten Heatmap bis hin zur proaktiven Datenverwaltung durch Data Retention und Folder Self Service – jede Funktion ist darauf ausgerichtet, Ihre Datenstruktur zu optimieren und den digitalen Arbeitsraum zu klären.
Die Integration dieser Werkzeuge in Ihr tägliches Datenmanagement bedeutet nicht nur eine signifikante Vereinfachung der Abläufe, sondern auch eine langfristige Sicherstellung der Datenqualität und -sicherheit. Die Einbeziehung der Fachabteilungen stärkt zudem das Bewusstsein für den Wert und den richtigen Umgang mit Daten im gesamten Unternehmen.
Wir stehen am Beginn einer neuen Ära des Datenmanagements, in der Transparenz, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen. Lassen Sie uns gemeinsam diesen Weg gehen und Ihre digitale Landschaft in eine strukturierte, effiziente und zukunftssichere Umgebung verwandeln.
