14.10.2021 migRaven Blitzeblank Newsletter zum Thema Tischler und IT

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Dateiablage zwischen Flexibiltät und Sicherheit
Wer hält Ihre Datei-Ordner in Ordnung?

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

bevor es Fileserver gab, wurden Daten hauptsächlich in Form von Papier in Ordnern abgeheftet und in Aktenschränken abgelegt. Wurde eine neue Ablage benötigt, genügte es, einen Ordner zu beschriften und diesen an die passende Stelle im Aktenschrank zu sortieren. Und selbstverständlich wachte der Abteilungsleitung über die Schlüssel zum Aktenschrank.

Mit all diesen Dingen hatte der Schreiner, der den Aktenschrankes gebaut hatte, natürlich nichts zu tun.

Was früher der Schreiner war, ist heute die IT-Abteilung.

Die systematische Dokumentenablage mit verschiedenen Ordnern sowie der Verwaltung der Zugriffsrechten lässt zwar noch Parallelen zum klassischen Aktenschrank erkennen. Doch bei all diesen Aufgaben - vom Einrichten bis hin zum Archivieren - geht heute kaum etwas ohne die IT-Abteilung.

Wenn der Schreiner Rechte zimmert: Chaos statt Ordnung im Filesystem.

Und das ist leider in etwa so sinnvoll, als würde der Schreiner die Nutzung des von ihm erstellten Schranks überwachen. Denn: Die IT-Kollegen haben bestenfalls einen oberflächlichen Einblick in die Aufgabengebiete der jeweiligen Kollegen in der Fachabteilung. Sie wissen nicht, wie eine optimale Verzeichnisstruktur abzubilden ist, welche Daten vom User benötigt werden und wer welche Zugriffsrechte bekommen sollte – und wer besser nicht. Diese unglückliche Aufgabenverteilung trägt wesentlich zum aktuellen trägen Zustand der Fileserver bei.

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Datenchaos kostet bis zu eine Stunde Arbeitskraft pro Tag und Mitarbeiter

Mittlerweile sind 80% aller Daten auf dem Fileserver komplett veraltet oder irrelevant. Sie versperren die Sicht auf die relevanten Unternehmensdaten. Und das kostet mittlerweile laut Studien bis zu eine Stunde Arbeitskraft pro Tag!

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Verwenden Sie daher eine Lösung zum Management Ihrer Daten,

die den Nutzer gemäß seiner Rolle und Verantwortlichkeit wieder aktiv einbindet und unterstützt. Mit migRaven.24/7 kann die Kompetenz der eigenen Mitarbeiter im Handling mit Unternehmensdaten endlich ohne Hilfe aus der IT-Abteilung genutzt werden. Die IT wird somit entlastet und muss keine Ordner mehr erstellen, keine Zugriffsrechte vergeben und auch nicht mehr alte Daten archivieren bzw. Archivierungsregeln erstellen. Das alles geschieht nun automatisch und einheitlich durch simple Aktionen, die User während ihrer Arbeit mit dem Filesystem auslösen. Im Laufe weniger Wochen verschwinden immer mehr obsoleten Daten. Und nach einem Jahr ist von den historischen Auswüchsen der Ordnerstruktur kaum etwas übrig.

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In unseren neuen „Fileserver Blitzeblank News“ wollen wir wichtige IT-Themen rund um Fileserver, Datenchaos und erfolgreiche Strategien beim Daten- und Berechtigungsmanagement beleuchten.

Nächste Woche in den Fileserver Blitzeblank News: Kaizen als Methode zum besseren Arbeiten auf dem Fileserver.




 
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