Wir IT-Experten sind uns alle einig: Wenn es um IT-Themen geht, agieren Mitarbeiter oft unbeholfen und stellen ein potentielles Sicherheitsproblem dar. So wurde der Nutzer in den Augen vieler IT-Mitarbeiter irgendwann zum DAU (Dümmster Anzunehmender User) und folgerichtig von möglichst allen Tasks und Prozessen befreit, die etwas mit IT zu tun haben. Dabei wird völlig übersehen, dass jeder User, egal wie IT-fremd, wertvolle Beiträge für die IT und das Filesystem leisten kann. Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum Sie ausgewählte Archivierungs- und Datenmanagementfunktionen in die Hände Ihrer Mitarbeiter legen sollten, um die Effizienz der Nutzer, Speicher- und Verwaltungskosten, Transparenz und nicht zuletzt die Sicherheit Ihres Filesystems maßgeblich zu verbessern.
Bevor es Fileserver gab, wurden Daten in Form von Dokumenten und Ordnern in Aktenschränken abgelegt. Benötigte der Buchhalter eine neue Ablage, beschriftete er einen Ordner und sortierte diesen an die passende Stelle im Aktenschrank. Das machte natürlich weder der Hausmeister noch der Monteur des Aktenschrankes. Und selbstverständlich entschied der Abteilungsleiter, welcher Mitarbeiter einen Schlüssel zum Aktenschrank erhält.
Die aktuelle Aufgabenteilung ist vergleichsweise absurd: Der Fileserver hat den Aktenschrank längst abgelöst, das Prinzip der systematischen Ablage von Dokumenten in verschiedenen Ordnern ist geblieben. Ebenso die Notwendigkeit, die Zugriffe auf Dokumente zu reglementieren und die Ablage zu organisieren.
Doch genau bei diesen Aufgaben geht heute kaum etwas ohne die Hilfe der IT-Abteilung, die zwar wesentlich über die Nutzbarkeit des Fileservers für die Nutzer bestimmt, aber dabei mit bestenfalls oberflächlichem Wissen über die Anforderungen der Abteilungen an ihren „digitalen Aktenschrank“ agiert.
Die Kompetenz der Nutzer wird nicht genutzt!
Jeder Benutzer des Filesystems kennt sich mit dem eigenen Aufgabengebiet und den eigenen Daten besser aus als die IT-Abteilung. Mit dieser Kompetenz ausgestattet wäre es für den Mitarbeiter ein Leichtes, einen passenden Ablageort für ein bestimmtes Dokument zu bestimmen oder einen anzulegen. Und der Abteilungsleiter weiß möglicherweise nicht wie sein PC funktioniert, doch er weiß sehr genau, welche Mitarbeiter auf die Daten seiner Abteilung zugreifen dürfen – und welche nicht! Die Kompetenz der IT-fremden User liegt logischerweise nicht in der technischen Verwaltung des Fileservers, sondern in der Ausgestaltung der praktischen Nutzung der Datenablage. Zuständig ist aber fast immer die IT-Abteilung.
Das Ergebnis: Chaos statt Ordnung
Diese unglückliche Aufgabenverteilung trägt wesentlich zum aktuellen Zustand der Fileserver bei, der sich insbesondere in größeren Unternehmen meist ohne Übertreibung als chaotisch bezeichnen lässt. Durchschnittlich 80% aller Daten sind komplett veraltet und versperren, verteilt in Unmengen an Ordnern, die Sicht auf die relevanten Unternehmensdaten. In den Gesprächen zu zahlreichen Fileserver-Restrukturierungsprojekten der migRaven GmbH hat sich gezeigt, dass User nicht länger in den veralteten, unübersichtlichen Strukturen arbeiten wollen, die ihnen durch das Filesystem bisher diktiert wurden. Und ebenso wurde klar, dass der User sehr wohl weiß, welche Daten er gerade aktiv nutzt und welche er schlicht archivieren möchte.
Neustart erforderlich
Es wird also Zeit, den Nutzer in klar definiertem Rahmen in die Gestaltung der Dateiablage, also im weitesten Sinne ins Datenmanagement, einzubinden, um das unkontrollierte Datenwachstum zu bremsen und Effizienz und Sicherheit zu erhöhen.
Zwei Beobachtungen unterstützen diesen Ansatz: Aufgrund der rasant steigenden Nachfrage wird Speicher in den nächsten 5 Jahren eine immer knappere Ressource werden, einem prognostizierten Bedarf von 175 Zettabytes stehen gerade einmal 21,9 ZB bis 2025 verfügbarer Speicher gegenüber. „Wenn es nicht noch einen unerwarteten Durchbruch bei neuer Speichertechnologie gibt“, so ein Fachartikel im Storage Insider „wird […] die Bereitstellung dieser Menge an Speicherkapazität ein Problem werden“. Mit steigenden Kosten muss also gerechnet werden.
Eine Umfrage von Veritas Technologies besagt wiederum, dass der ROI von Datenmanagementlösungen bereits jetzt bei 118% liegt und im Zuge des weiteren Datenwachstums zu einer Selbstverständlichkeit in jedem Unternehmen werden wird. Wichtigste Hemmnis stellt aber bisher die „fehlende Einbindung der Mitarbeiter“ dar.
Die Kunst, die Kompetenz der User zu nutzen
Mit migRaven.24/7 kann die Kompetenz der eigenen Mitarbeiter bezüglich der eigenen Daten erstmals ohne Hilfe aus der IT-Abteilung genutzt werden. Wichtig dabei: Der User kümmert sich nicht um Speicherkapazität oder Berechtigungskonzept. Er hat lediglich die Nutzung seiner Dateien vor Augen, die er täglich zwischen Unmengen weiterer Dateien suchen muss.
Genau hier kommt migRaven.24/7 zum Einsatz und setzt Entscheidungen der Mitarbeiter wie bspw. „Ich brauche einen Ordner für diese Datei“, „Ich möchte mit Mitarbeiter XY zusammenarbeiten“ oder „diese Dateien braucht wahrscheinlich niemand mehr“ mit wenigen Klicks im Filesystem im Rahmen der von der IT administrierten Möglichkeiten um.
Innerhalb kürzester Zeit verändert sich das Filesystem. Neue Ordner für Projekte, für Datenaustausch oder für interne Prozesse werden konsistent im passenden Hauptordner (bspw.: Projekte) erstellt und sind dort für exakt die Mitarbeiter sichtbar, die Zugriff erhalten haben. Die Unmengen veralteter Dateien und Ordner sind bereits aus dem Sichtfeld der Nutzer verschwunden und nun über einen zentralen Archivlink im Filesystem erreichbar.
Allein die kurzfristige Befreiung von alten Daten bringt eine signifikante Verbesserung für alle Mitarbeiter im Umgang mit der Ablagestruktur mit sich. Doch der Effekt von migRaven.24/7 ist deutlich nachhaltiger. Innerhalb von 1 bis 2 Jahren entledigt sich das Filesystem der gesamten historisch gewachsenen Ordnerstruktur, während alle neu generierten Daten längst an der richtigen Stelle liegen. Prozess-, Projekt- und Austauschdaten sind sauber getrennt sowie mit korrekten Zugriffsrechten und ggf. mit einem Archivierungsdatum versehen.
Was ist passiert? Eine Zusammenfassung:
migRaven.24/7 wurde installiert und hat ab dem zweiten Tag einfache Aufgaben des Datenmanagements an die Nutzer des Filesystems delegiert. Konkret wird die IT davon befreit Ordner zu erstellen, Zugriffsrechte zu vergeben und alte Daten zu archivieren bzw. die Archivierungsregeln zu erstellen. Dies passiert automatisch und einheitlich durch simple Aktionen, die User während ihrer Arbeit mit dem Filesystem auslösen. Im Laufe weniger Wochen verschwinden immer mehr obsoleten Daten. Und nach einem Jahr ist von den historischen Auswüchsen der Ordnerstruktur kaum etwas übrig.
Und die IT macht Pause?
Schön wäre es. Es gibt genug in der IT zu tun und nicht nur das Datenwachstum, sondern auch menschliche Sicherheitslücken werden uns weiterhin begleiten.
Es darf Sie jedoch beruhigen, dass Menschen, ja selbst die eigenen DAUs, wichtige Impulse in die IT einbringen können, wenn geeignete Tools wie migRaven.24/7 sie dabei unterstützen.
Vom DAU zum Datenverantwortlichen
von Jan Engelmann und Torsten Blatt
<kes> Special, Schwachstelle Mitarbeiter, 2/2020, S. 26f
Irgendwann wurden alle Nutzer des Filesystems von möglichst allen IT-Tasks und -Prozessen befreit. Dabei wird völlig übersehen, dass jeder User, egal wie IT-fremd, wertvolle Beiträge für die IT und das Filesystem leisten kann.
Dieser Artikel zeigt: Es wird Zeit, den Nutzer in klar definiertem Rahmen ins Datenmanagement einzubinden, um das unkontrollierte Datenwachstum zu bremsen und Effizienz und Sicherheit zu erhöhen.
