Vom Regal zur Datenablage? Was die IT vom Schreiner lernen kann.

Die Verwaltung von Zugriffsrechten auf Verzeichnissen ist sicherheitsrelevant. Im Alltag ist die Dateiablage mittlerweile unflexibel und wenig user-freundlich geworden. Zentral verwaltete Berechtigungen erschweren zudem die flexible Zusammenarbeit in unterschiedlichen Teams.

Machen Sie sich die Kompetenz der Nutzer zu Nutze!

Selbstbestimmte Dateiverwaltung führt aus dem Fileserver-Chaos. Lange bevor es Fileserver gab, wurden Daten in Papierform in Ordnern abgeheftet und in den von Schreinern gefertigten Aktenschränken abgelegt. Stapelweise, in einem vom Mitarbeitern geschaffenen System. Den Schlüssel zu Aktenschrank hatten nur die entsprechenden Mitarbeiter – und natürlich nicht der Schreiner. Und wenn der Aktenschrank voll war, landete der Inhalt im dunklen Archiv im Keller.

Wenn früher der Schreiner nichts mit der Nutzung des Aktenschranks zu tun hatte – warum hat es die IT jetzt?

Was früher der Schreiner war, ist heute die IT-Abteilung. Die systematische Dokumentenablage mit verschiedenen Ordnern sowie der Verwaltung der Zugriffsrechten lässt zwar noch Parallelen zum klassischen Aktenschrank erkennen. Doch bei all diesen Aufgaben vom Einrichten bis hin zum Archivieren geht heute kaum etwas ohne die IT-Abteilung.

Wenn der Schreiner Rechte zimmert: Chaos statt Ordnung im Filesystem

Die IT-Kollegen haben allerdings bestenfalls einen oberflächlichen Einblick in die Aufgabengebiete der jeweiligen Kollegen in der Fachabteilung. Sie wissen nicht, wie eine optimale Verzeichnisstruktur abzubilden ist, welche Daten vom
User benötigt werden und wer welche Zugriffsrechte bekommen sollte – und wer besser nicht. Diese unglückliche Aufgabenverteilung trägt wesentlich zum aktuellen trägen Zustand der Fileserver bei.

Früher war alles langsamer?

Jein! Heute wachsen die Datenmengen rasanter an. Natürlich dauerte das Zimmern eines Aktenschrankes lange und auch das händische Verwalten kostete Zeit. Dazu ist im Gegenzug festzustellen, dass heute durchschnittlich 80% aller Daten auf dem Fileserver komplett veraltet oder irrelevant sind. Denn diese Daten werden nicht mehr wie früher beim vollen Aktenschrank in den Keller getragen. Im Gegenteil! Sie wachsen immer weiter, werden kopiert, dupliziert und versperren die Sicht auf die tatsächlich relevanten Unternehmensdaten. Das Chaos bei den Daten ist heute also größer. Und das kostet laut Studien bis zu eine Stunde Arbeitskraft pro Tag!

Das sorgt verständlicherweise nicht nur für Frustrationen. Die Kosten und der Energieverbrauch im Umgang mit den riesigen Datenmengen sind enorm. So kann und darf es nicht weitergehen.

Die Nutzer endlich wieder eigenverantwortlich ins Datenmanagement einbinden!

Die Benutzer des Filesystems kennen sich mit dem eigenen Aufgabengebiet und den eigenen Daten besser aus als die IT-Abteilung. Daher ist es für die Mitarbeiter ein Leichtes, den passenden Ablageort für ein bestimmtes Dokument zu
bestimmen oder neu anzulegen. Ein Abteilungsleiter weiß im Gegensatz zur IT (und früher zum Schreiner) sehr genau, welche Mitarbeiter auf die Daten seiner Abteilung zugreifen dürfen und welche nicht.

Die Kompetenz der IT-fremden User liegt also in der Ausgestaltung der praktischen Nutzung der Datenablage. Und nur die technische Verwaltung des Fileservers – genau wie im Beispiel der Schreiner mit dem Aktenschrank – muss weiterhin in der IT-Abteilung verankert sein.

Werden die Nutzer also in einem klar definiertem Rahmen in die Gestaltung der Dateiablage eingebunden, wird das unkontrollierte Datenwachstum gebremst. Und die Effizienz und Sicherheit erhöht sich.

Mit nutzerzentriertem Tool Daten verwalten und das Chaos beseitigen

Binden Sie den Nutzer gemäß seiner Rolle und Verantwortlichkeit wieder aktiv ein. Mit migRaven.24/7 kann die Kompetenz der eigenen Mitarbeiter im Handling mit Unternehmensdaten endlich ohne Hilfe aus der IT-Abteilung genutzt werden.

Schnell installiert. Schnell in täglichen Nutzung.

Nach der Installation und Konfiguration unserer Software können Nutzer verschiedene Aufgaben des Datenmanagements im Filesystem sofort übernehmen. Die IT wird entlastet und muss keine Ordner mehr erstellen, keine Zugriffsrechte vergeben und auch nicht mehr alte Daten archivieren bzw. Archivierungsregeln erstellen. Das alles geschieht nun automatisch und einheitlich durch simple Aktionen, die User während ihrer Arbeit mit dem Filesystem auslösen. Im Laufe weniger Wochen
verschwinden die obsoleten Daten. Und bald ist von den historischen Auswüchsen der Ordnerstruktur kaum etwas übrig.

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