Data Retentionmacht die wichtigen Daten sichtbar, indem es den Rest verschwinden lässt

migRaven Data Retention

separiert Ihre veralteten Daten in einen passiven Bereich und lässt zugleich den Nutzer schneller mit den aktiven Daten arbeiten! Dazu erzeugt migRaven eine vereinfachte, übersichtliche Ordnerstruktur mit ausschließlich aktuellen Daten, was die Effizienz im Umgang mit dem Filesystem maßgeblich steigert. Fehlende Dateien kann der User ohne Umwege zurück holen. Zusammen mit geregelten Zugriffsberechtigungen wird die Arbeit mit dem produktiven Filesystem effizienter und sicherer.

Klassische Archivierung

adressiert dagegen vor allem die Senkung der Speicherkosten durch Verlagerung der alten Daten auf billigere Speichermedien. Speicher sind unter dem Kostenaspekt aber ein eher geringes IT-Problem.

Reine Archivierung bietet in der Regel auch keine nennenswerte Steigerung der Übersicht, keine Vereinfachung, also Verflachung, von Ordnerstrukturen und erst recht keine Revision und Konsolidierung von Zugriffsrechten.

Es findet somit keine nennenswerte Effizienzsteigerung auf dem Filesystem statt.

Kosten

200 Tage * 1h * 40 € * 1.000 MA = 8.000.000 €

Kalkulatorischer Verlust pro Jahr bei 1.000 MA aufgrund ineffizienter Arbeit mit dem Filesystem gemäß Gartner.

Der Obsolete Data Report macht die Defizite einer jahrelang gewachsenen Datenstruktur deutlich. Denn der Großteil aller Daten auf dem Fileserver sind veraltet und behindern die Mitarbeiter auf verschiedenste Art bei der täglichen Arbeit.

Datenaufbewahrung Ad hoc und per Data Retention Richtlinie mit migRaven.24/7

Übersicht auf dem Fileserver für effiziente Nutzung

Der größte Kostenfaktor Fileservers ist die Geschwindigkeit, mit der die User auf die benötigten Daten zugreifen können. Tausende von Dateien, die in viele Ordner und Unterordner verteilt sind, machen die Arbeit mit dem Filesystem enstprechend unübersichtlicher, langsamer und fehleranfälliger. Hat der Nutzer mit viel Mühe die gesuchte Datei gefunden, legt er sie zur Sicherheit in einem Ordner ab, der ihm intuitiver zu finden erscheint und erzeugt zugleich mehr Chaos und redundante Daten.

Ergebnis: Der Datenberg wächst...

Über die Zeit verbleiben aus Unsicherheit, ob Daten noch relevant oder bereits obsolet sind, immer mehr Daten auch nach vielen Jahren in den produktiven Verzeichnissen und verstellen dort den Blick auf die wirklich benötigten aktiven Daten. Im Durchschnit sind heute bereits 70-80% der unstrukturierten Daten in deutschen Unternehmen stark veraltet und gehören deshalb längst nicht mehr in das Produktivsystem.

... und der Datenberg wächst weiter.

Die Lösung - So funktioniert Data Retention

Data Retention erzeugt aus Sicht des Nutzers eine schlanke Verzeichnisstruktur für die effiziente Arbeit mit aktuellen Daten. Alte Ordner und Dateien verschwinden aus dem Sichtfeld, bleiben aber mit einem Klick erreichbar. Zusammen mit der konsequenten Überarbeitung aller Zugriffsrechte nach Microsoft Best Practices setzt migRaven Data Retention einen ganzheitlichen Aufräumprozess Ihrer Fileserver- und AD-Strukturen durch.

Über ein Data Owner Web Interface können Mitarbeiter selbstständig Aufräumprozesse anstoßen oder Bereiche markieren, welche über eine Aufbewahrungsrichtlinie automatisch sauber gehalten werden sollen.

Spontan oder regelmäßig? Zwei Anwendungsfälle für Datenseparierung

Ad hoc Data Retention - Daten ohne Reue aussortieren  
Ad hoc Data Retention versetzt die Mitarbeiter über ein Web Interface in die Lage, Dateien mit wenigen Klicks aus dem Produktivsystem zu entfernen.

Data Retention Policies - Daten regelbasiert in den Ruhestand schicken
Durch Data Retention Policies verschwinden alte und obsolete Daten kontinuierlich automatisiert aus dem Produktivbereich, um die Vorteile eines aufgeräumten Filesystems dauerhaft zu bewahren.

Teil des aikux.com Konzepts

Data Retention ist ein wichtiger Bestandteil der Bestrebungen von aikux.com, die Arbeit mit Daten, Verzeichnissen und Nutzerrechten langfristig zu verbessern.

Durch das Aufschlüsseln des Alters der Daten können versteckte Datenberge ausfindig gemacht werden.

Per Data Retention Policy werden zum Beispiel Zeitraum, Häufigkeit und Ablageort der Datenseparierung global definiert.

Der Data Owner in migRaven mittels Ad Hoc Data Retention seine eigenen Verzeichnisbereiche ohne "Trennungsschmerz" aufräumen...

... dazu wendet der Data Owner die Aufbewahrungsrichtlinie individuell auf die von ihm ausgewählten Verzeichnisse an.

Datenaufbewahrung Ad hoc und per Data Retention Richtlinie mit migRaven.24/7

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