Das Datenvolumen auf den Dateisystemen der meisten Unternehmen wächst seit vielen Jahren mit einer Rate von etwa 20-40% pro Jahr.
Zusammen mit Energiekosten und Verwaltungskosten wächst der Aufwand für das notwenige Datenmanagement jedes Jahr schneller.
Dabei wächst vor allem der Anteil der redundanten, obsoleten und trivialen Daten, kurz ROT-Data genannt. Ein immer kleiner werdender Teil aller Daten wird überhaupt noch benötigt, doch genau diese wichtigen Daten gehen in komplexen Strukturen zwischen jeder Menge Altlasten unter.
Überall, wo eigentlich aktuelle Dateien liegen sollten, türmen sich diese alten Datenberge auf. Sie verstopfen Verzeichnisse, erschweren die Administration, stören Nutzer bei der Arbeit und verlangsamen das Backup.
Konkret könnten im Schnitt 50% aller Daten sofort archiviert und weitere 30% direkt gelöscht werden, was die Datenhaltungskosten auf einen Schlag signifikant senken würde. Doch wie lassen sich alte und neue Daten in einer so komplexen Verzeichnisstruktur voneinander trennen?
Es gibt beim Datenbestand nur eine Richtung: die Richtung nach oben. Genauer gesagt handelt es sich um ein exponentielles Wachstum und das wiederum impliziert ganz deutlich: Das Problem wird sich nicht von selbst lösen.
Daten lagern sich nicht ordentlich und strukturiert ab, nicht wie in Tetris, wo das Älteste unten liegt und irgendwann verschwindet. Nein, unstrukturierte Daten heißen nicht zufällig genau so: Sie lagern sich in anschwellenden Verzeichnisstrukturen gerne auch in tiefen Verzeichnissen ab. Und sie verstopfen das System bis zum Kollaps.
Und schlimmer noch: der Datenberg wird nicht nur an sich tendenziell wertloser, weil Daten weniger verfügbar sind. Das Datenchaos verwirrt auch noch die Mitarbeitenden bei der Arbeit und kostet bis zu 60 Minuten Arbeitszeit täglich. Nutzlose Daten verlieren also nicht nur ihren Wert, sie werden zu störendem Daten-Spam und müssen aussortiert werden.
Egal ob allgemeine Frage, Preisanfrage oder gewünschte Teststellung:
Ähnlich wie zuletzt im Pandemiegeschehen muss jedes Unternehmen daher irgendwann das Wachstum im Bereich der unstrukturierten Daten gleich einer Infektionswelle brechen. Je länger mit wirkungsvollen Maßnahmen gewartet wird, umso aufwändiger, anstrengender und teurer wird es am Ende.
Obsolete Data Report zur Analyse der größtenteils veralteten Datenstrukturen
Der Best Practice Report zeigt strukturelle Fehler in den Berechtigungen auf.
Mit migRaven.one werden obsolete Daten direkt durch den Data Owner identifiziert.
Am Chaos und der schieren Größe Ihrer Datenstrukturen ändert kein neuer Share etwas. Und auch eine Migration in Sharepoint wird dieses Problem nicht lösen. Stellen Sie sich eine Wohnung vor, die langsam zugemüllt wird, weil niemand jemals etwas in den Keller oder auf den Sperrmüll gebracht hat. Um wieder Ordnung zu schaffen werden sie den alten Krempel sicher nicht in neue Schränke einsortieren. Nein, der alte Krempel muss raus, ganz klar. Und zwar zuallererst! Mit diesem einfachen Prinzip wird Ihr Aufräumprojekt zum Erfolg.
Auf den Fileserver bezogen ist es also ganz wichtig, zuerst einmal alte Daten und Strukturen zu entfernen, wie wir es standardmäßig auch mit unserer Migrationslösung migRaven.one umsetzen. Dazu empfiehlt sich ein Auswahlprozess, der die Abteilungen bzw. DataOwner einbezieht, um veraltete Daten ausfindig zu machen. Dieser Task ist je nach Umfang des Filesystems unterschiedlich komplex und kann durch ein Task-Management-System stark vereinfacht werden.
Sind die produktiven und die alten Daten voneinander separiert, können sie eine optimale neue Datenstruktur entwerfen und dabei tatsächlich die aktuellen Daten in den Mittelpunkt stellen. Am Ende müssen sie diese nur noch in die neue Struktur überführt werden. Je nach Bedarf können noch alte Daten in einem Archiv zur Verfügung gestellt werden, wie wir es beispielsweise mit migRaven Data Retention umsetzen.
Wie sollte man die Berechtigungen auf Microsoft Filesystemen managen? Eine immer wieder aufkommende Frage. Eigentlich simpel aber doch hoch umstritten. Wir klären auf.
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