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Der größte Kostenfaktor bei der Nutzung des Fileservers ist die Zeit, die die User aufwenden müssen, um auf ihre benötigten Daten zugreifen können.
Laut einer Studie zum Schlanken Büro des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung verschwenden die Nutzer gut 10 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Dateiverzeichnissen. Gartner ist zu ähnlichen Ergebnissen gekommen und spricht von bis zu einer Stunde täglich pro Mitarbeiter.
Kosten
200 Tage * 1h * 40 € * 1.000 MA = 8.000.000 €
Kalkulatorischer Verlust pro Jahr bei 1.000 MA aufgrund ineffizienter Arbeit mit dem Filesystem gemäß Gartner.
Viele Daten in unübersichtlichen und fehlerhaften Strukturen machen die Arbeit langsam und ineffizient
Tausende von Dateien, die in vielen Ordnern und Unterordnern verteilt sind, machen die Arbeit mit dem Filesystem unübersichtlicher, langsamer und fehleranfälliger. Hat der Nutzer mit viel Mühe die gesuchte Datei gefunden, legt er sie zur Sicherheit in einem Ordner ab, der ihm intuitiver zu finden erscheint und erzeugt zugleich mehr Chaos und redundante Daten.
Mehr Daten produzieren immer noch mehr Daten
Über die Zeit verbleiben aus Unsicherheit, ob Daten noch relevant oder bereits obsolet sind, immer mehr Daten auch nach vielen Jahren in den produktiven Verzeichnissen und verstellen dort den Blick auf die wirklich benötigten aktiven Daten. Im Durchschnitt sind heute bereits 70-80% der unstrukturierten Daten in deutschen Unternehmen stark veraltet und gehören deshalb längst nicht mehr in das Produktivsystem.
Jetzt mit migRaven.24/7 Data Retention gegensteuern und wertvolle Zeit sparen
Data Retention erzeugt aus Sicht des Nutzers eine schlanke Verzeichnisstruktur für die effiziente Arbeit mit aktuellen Daten. Alte Ordner und Dateien verschwinden aus dem Sichtfeld, bleiben aber mit einem Klick erreichbar. Zusammen mit der konsequenten Überarbeitung aller Zugriffsrechte nach Microsoft Best Practices setzt migRaven.24/7 Data Retention einen ganzheitlichen Aufräumprozess Ihrer Fileserver- und AD-Strukturen durch.
Über ein Data Owner Webinterface können Mitarbeiter selbstständig Aufräumprozesse anstoßen oder Bereiche markieren, welche über eine Aufbewahrungsrichtlinie automatisch sauber gehalten werden sollen.
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