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Episode 01 "Fileserver und Forschung"

Inhalt

Darum geht's in der Episode 01

Mit der Episode „Forschung und Fileserver“ hat unser neuer Podcast Trifft ein Metzger einen Biersommelier in der IT am 16.11.2020 gestartet. Partnermanager und Biersommelier Karsten Morschett hat den CEO Thomas Gomell mit einem besonderen Bier zu diesem Gespräch eingeladen.

Das Bier des Tages

Die Wahl des Bieres ist auf ein bayerisches Helles der Weihenstephaner Brauerei gefallen. Süffig, Malzig, man könnte auch sagen erhellend. Dieses erhellende, bayerische Bier passt besonders gut zur Folge, da diese sich auch mit dem laufenden Forschungsprojekt „Dare2Delete“ Universität Bamberg befasst.

Chaos auf dem Fileserver

Während sich die Universität Bamberg bei ihrem Forschungsprojekt ausgiebig mit dem Thema beschäftigt, warum viele Sorge haben, sich im privaten wie im beruflichen Bereich von Dingen zu trennen, interessiert uns im Gespräch mehr der berufliche Kontext.

Thomas Gomell beschäftigt sich intensiv mit dem Problem „Chaos auf dem Fileserver“. Seit 15 Jahren ist er im Daten- und Rechtemanagement tätig. Waren es vor gut 10 Jahren primär Projekte im Bereich Berechtigungsmanagement, sind es in den letzten 5 Jahren verstärkt Datenmanagement-Projekte. Dabei ist zu beobachten, dass das enorme Datenwachstum die meisten Probleme bei den bearbeiteten Projekten verursacht hat. Einst galten Daten als vermeintlich gewünschter Segen, heute sind sie nicht selten zum Fluch geworden. Interessant: Vor 5 Jahren gab es im Durchschnitt 5.000 Dateien pro User. Heute sind es bereits 20.000 – 40.000 Dateien pro User. Diese Menge wirkt sich extrem auf die Wirtschaftlichkeit der Unternehmen aus. Daher hat migRaven eine Lösung entwickelt, um das Datenwachstum in den Griff zu bekommen und den einzelnen Nutzer von den unnützen Datenmengen zu befreien.

Big Data als Problem?

Da stellt sich Karsten Morschet die Frage: Ist Big Data also ein Problem?

Thomas Gomell gibt zu bedenken, dass Big Data sehr spannend seien, aber nur wenn die Daten in strukturierter Form vorliegen. Nur dann können diese maschinell hochgradig effizient verarbeitet werden. Jedoch redet er von den unstrukturierten Daten, Kategorie Prosa. Diese sind schwer zu verwalten, kaum nutzbar und schwer zu analysieren. Die Verzeichnisse sind überfüllt von diesen unstrukturierten Daten. Das Problem: Es gibt i.d.R. keine geeignete Exitstrategie für diese Daten. Genau das möchte migRaven mit seiner Lösung ändern. Es bietet eine geordnete Exitstrategie und hebt damit gleichzeitig die Effizienz der Mitarbeiter an. Dabei ist es wichtig sich nicht nur von der vorherrschenden Datenstruktur ein Bild zu machen, sondern auch von den psychologischen Effekten beim Entfernen obsoleter Daten.

Das Problem mit dem Aufräumen

Weitläufig besteht die Meinung, dass viele Mitarbeiter ein Problem mit dem Aufräumen haben. Bei näherem Hinsehen fällt auf, dass die Fachabteilungen sich durchaus eine schlankere Verzeichnisstruktur wünschen. Wichtig ist es, sowohl die Interessen der IT-Abteilung (1 TB oder 100 TB) als auch die Interessen der Fachabteilung (100 Dateien oder 100.000 Dateien pro Nutzer) zusammenzubringen.

Daten löschen ohne Trennungsschmerz

Sich von Daten zu trennen zu müssen, kann eine Art Trennungsschmerz hervorrufen. Das sagt auch die Universität Bamberg in ihrem Forschungsprojekt. Thomas Gomell hat jedoch die Erfahrung gemacht, dass eine gute Entscheidungsgrundlage in Form von Kennzahlen dem Trennungsschmerz vorbeugt. Denn: migRaven zeigt in visualisierter Form die Ist-Situation auf. Mit dieser Sicherheit trennt man sich ohne Reue von veralteten Daten.

Kann der User selbst aufräumen?

Auch wenn Karsten Morschett oft von IT-Admins gesagt bekommt, dass User nicht aufräumen könnten oder nicht wollten. So ist das nicht. Thomas Gomell rät dringend, die Fachbereiche zu schulen. Das Erfolgsrezept liegt darin den Nutzern die Kompetenz zu geben, ihre eigenen Daten selbst zu verwalten. Dieses „Data Owner Prinzip“ hat sich bei migRaven seit 10 Jahren bewährt.

Exitstrategie für Daten

Da jeder User sehr individuelle Anforderungen an die Ablagestruktur hat, muss die Lösung eine Gradwanderung bieten. Einerseits einen Rahmen geben, andererseits auch Flexibilität zulassen. Der Trick ist es, mit Hilfe der Exitstrategie den Datenberg gar nicht erst so hoch wachsen zu lassen. Die Menge an relevanten Daten bleibt nämlich immer gleich.

Speicherplatz ist nicht das Problem. Was das Datenchaos wirklich teuer macht.

Verschiedene Studien, beispielsweise die Studie zum Schlanken Büro des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung, besagen, dass in Unternehmen jeder User gut 10 Prozent der Arbeitszeit verschwendet für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Dateiverzeichnissen. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 4 Stunden.

Auch Thomas Gomell stellt klar, dass es zwar auch Einsparungspotentiale (z.B. Speicherplatzoptimierungen) in der IT-Abteilung gibt. Die viel größeren Effekte beobachtet man jedoch bei den Fachbereichen selber. Wer es schafft, die Suchzeiten der Mitarbeiter nachhaltig zu minimieren, umgeht einen Verlust im 7-stelligen Bereich. Der Steigerung der Effektivität der Mitarbeiter im Umgang mit dem Filesystem kommt also eine entscheidende Bedeutung zu.

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