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Episode 03 "Kaizen - 5 kleine Schritte zum besseren Arbeiten"

Inhalt

Darum geht's in der Episode 03

In der dritten Episode sprechen Karsten Morschett und Thomas Gomell über Kaizen als Methode zum besseren Arbeiten auf dem Fileserver. Kaizen ist eine japanische Management Methode, die die Optimierung von Verhaltensweisen und Prozessen in kleinen Schritten zum Ziel hat. Und auch diesmal stellt Karsten Morschett wieder ein zum Thema passendes Bier vor.

In der Folge stellen wir Kaizen vor und zeigen Überschneidungen zu wichtigen Prinzipien im Umgang mit Datenmengen auf dem Fileserver.

Was ist Kaizen und woher kommt es?

Kaizen ist eine japanische Management-Methode, um das Management innerhalb von Produktionsprozessen bzw. Projekten zu organisieren. Entstanden ist Kaizen nach dem zweiten Weltkrieg, als der japanische Autohersteller Toyota versuchte die brachliegende Wirtschaft in seiner Heimat anzukurbeln. Masaaki Imai beschrieb das Prinzip in den 1980er Jahren dann ausführlich und sorgte so für seine weltweite Verbreitung.

Die KAIZEN Philosophie gründet sich auf den folgenden zentralen Prinzipien:

  • Den eigenen Arbeitsplatz kontinuierlich kritisch hinterfragen
  • Alle Optimierung erfolgend schrittweise in kleinen Schritten
  • Verschwendung von Material, Zeit und Geld vermeiden
  • Verbesserungsmöglichkeiten sind unendlich
  • Positive Wirkung von Verbesserungen werden sichtbar gemacht
  • Verbesserungen sind keine Grenzen gesetzt, jede Person verbessert, in allen Bereichen

Für diese Denkweise bietet Kaizen Handlungsunterstützung in Form der 5S-Regeln:

  1. Seiri:  Entferne Unnötiges aus deinem Arbeitsbereich!
  2. Seiton: Ordne die Dinge, die nach Seiri geblieben sind!
  3. Seiso:  Halte deinen Arbeitsplatz sauber!
  4. Seiketsu: Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen!
  5. Shitsuke: Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!

 

Frage zum 1. S-Schritt „Entferne Unnötiges aus deinem Arbeitsbereich“ – Hört sich nicht nach Spaß an

Klar, das Aufräumen wird gerne vor sich hergeschoben. Aber es geht darum, nicht mehr in den großen Dimensionen, wie in riesigen Projekten, zu denken. Die Zauberformel ist: Kleine Schritte! Tagtäglich, integriert, nicht zu viel, übersichtlich und unterstützt durch Methoden und Informationen. Somit wird das Entfernen von Unnötigem zu einer einfachen Aufgabe.

Wie lösche ich eigenständig und sicher Daten auf dem Fileserver?

Am besten löscht man Daten Immer auf Basis von Informationen, die mir die Sicherheit geben, dass ich keinen Fehler mache. Ängste und Sorgen bremsen alle Löschvorhaben, sodass man schlussendlich die Hände davon lässt. Dies ist ein bekanntes, psychologisches Problem.  Daher ist es wichtig, valide Informationen über die Daten zu haben.

Wir streben in unseren Produkten und Projekten an, dass unsere User mit sehr vielen Informationen versorgt werden, um Entscheidungen besser treffen zu können. Dazu gehören zum Beispiel Informationen wie Dateienalter, Größe, Data Owner und einige mehr.

 

Frage zum 2. Schritt „Ordne die Dinge, die geblieben sind“: Wie schafft man Ordnung? Wie hält man Ordnung?

Es wird dann einfach, Ordnung zu schaffen und beizubehalten, wenn alle obsolete Daten weggeräumt sind. Wussten Sie, dass 70-90% aller unstrukturierter Daten ROT (redundant, obsolete, trivial)-Data sind? Sind diese Rot-Data weg, ist es ein Kinderspiel, Ordnung zu halten und eine gute Datenstruktur zu bauen. Auf Grund der extremen Datenmenge – pro Mitarbeiter 20.000 – 40.000 Dateien – herrschen meist sehr tiefe Datenstrukturen vor. Wenn jedoch 80% der Daten raus sind, kann eine flache Struktur gebaut werden. Das Problem verschwindet von selbst.

Wie funktioniert das im Unternehmen bei sehr unterschiedlichen Arbeitsplätzen?

Auch bei sehr unterschiedlichen Arbeitsplätzen kann Ordnung nachhaltig geschaffen werden. Dazu müssen gewisse Regeln vorgegeben werden, um im Team zusammenzuarbeiten. Die einzelnen Mitarbeiter müssen sich abstimmen und Vereinbarungen treffen. Jeder einzelne sollte darin bestärkt werden, über Ordnerstruktur nachzudenken. User müssen diese Aufgabe übernehmen können und sich kontinuierlich darüber Gedanken machen.

Wie gelingt der 4. Schritt „Mache Ordnung und Sauberkeit zu deinem persönlichen Anliegen“?

Dies gelingt, indem kontinuierlich nachgedacht wird, ob die vorherrschende Dateiablage weiterhin sinnvoll ist. Alle Teammitglieder müssen sich bei der Dateiablage an gewisse Regeln halten. Gleichzeitig sind jedoch starre Vorgaben zu vermeiden. Wichtig ist es, die Effektivität im Team zu bewahren. Das ganze Team muss das Konzept leben. Wer Ordnung hält, umgeht die großen Probleme.

Die Kaizen-Methode ist auch bei migRaven sehr hilfreich

Effizienz in der täglichen Arbeit ist ein wesentlicher Aspekt – auch bei migRaven. Kaizen ist dabei ein guter Ansatz, da große Projekte schwer zu managen sind. Kleine Schritte sind effektiver und verzeihen eher Fehler. Lieber einen Fehler bei einem kleinen Schritt machen und diesen danach beheben, als ein großes Projekt in den Sand zu setzen und auf einen Scherbenhaufen zu blicken. Kaizen ist eine effiziente Projektmanagementmethode, die rund um die Welt etabliert ist und absolut empfehlenswert ist.

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