Jetzt die Potentiale realisieren und Vorteile sichernKosten senken durch Datenmanagement

Häufig ist von Daten als dem Gold der Digitalisierung die Rede. Gemeint sind dann in der Regel Big Data und Business Intelligence. Also wirklich sehr große, sehr gut strukturierte (und klassifizierte) Datenbestände. Diese Daten liegen in Datenbanken vor und können weitgehend automatisiert ausgewertet und bearbeitet werden.

Davon deutlich zu unterscheiden sind hingegen die unstrukturierten Daten. Sie entstehen jeden Tag bei der täglichen Arbeit, sie sind selten klassifiziert und für den Ablageort gibt es meistens keine klaren Regeln. Sie lagern sich bereits seit vielen Jahren auf Unternehmensservern ab und sind zunehmend das genaue Gegenteil von Gold: Ein echter Kostentreiber!

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Ein Großteil dieser unstrukturierten Daten, die heute auf Primärspeichern liegen wurde seit mehr als einem Jahr nicht mehr benutzt.

Tausende von Dateien, die in vielen Ordnern und Unterordnern verteilt sind, machen die Arbeit mit den Daten aber entsprechend langsamer und fehleranfälliger. Und es ist ein Teufelskreis: Hat ein Nutzer mit viel Mühe die gesuchte Datei gefunden, legt er sie zur Sicherheit in einem Ordner ab, der ihm intuitiver zu finden erscheint und erzeugt zugleich noch mehr Redundanz. Diese Datenspirale erreicht bei vielen Unternehmen mittlerweile einen kritischen Punkt.

„Die IT-Industrie hat kein Speicherproblem, sie hat ein Datenmanagementproblem.“

Kein Wunder, dass Unternehmen verstärkt mit den Mitteln des Datenmanagements gegensteuern. Schließlich gehören laut einer Umfrage bei Unternehmen die folgenden Punkte zu den Vorteilen:

  • Bessere Compliance und geringere Sicherheitsrisiken, 
  • Kosteneinsparungen,
  • mehr Effizienz dank weniger Datensilos,
  • die Möglichkeit, neue Umsatzquellen und Marktchancen zu erkennen und
  • eine höhere Produktivität der Mitarbeiter

Alles Faktoren, die sich direkt oder indirekt günstig auf die Kosten niederschlagen, die einem Unternehmen durch den Umgang mit Daten entstehen.

Einsparpotentiale im Bereich technische Infrastruktur

Einsparpotentiale im Bereich der technischen Infrastruktur lassen sich vor allem dadurch realisieren, dass einerseits die Datenmenge reduziert wird und andererseits Daten „artgerecht“, also ihrer Wichtigkeit entsprechend aufbewahrt und bereitgestellt werden.

  • Weniger Daten benötigen weniger Speicher
  • Backups benötigen weniger Zeit – sie blockieren die Systeme weniger lang und benötigen weniger Speicher
  • Insgesamt wird weniger Hardware benötigt

Alle Punkte tragen zu einem geringeren Energieverbrauch bei.

Einsparpotentiale im Bereich Arbeitskosten

„Als besonderer »Performance-Killer« hat sich die tägliche Suche nach Dokumenten und Unterlagen im Büro erwiesen.“ So fasste das Fraunhofer Institut bereits 2009 den Faktor Suchzeiten in der Büro- und Wissensarbeit zusammen. Demnach gaben fast 40% der Befragten an zwischen 16 und 30 Minuten täglich zu suchen, fast 30% zwischen 30 und 60 Minuten und etwa 8% erklärten, zwischen 61 und 120 Minuten mit der Suche nach Unterlagen zu verschwenden. 

Sogar über 2 Stunden am Tag sollen Mitarbeiter in Einzelfällen mit der Suche nach den richtigen Dateien jeden Tag verschwenden. Aber auch wenn diese Zahl nicht repräsentativ ist: In einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern und einem kalkulatorischen Stundensatz von 50 Euro summiert sich jede einzelne verschwendete Minute zu einem kalkulatorischen Verlust von über 100.000 Euro in jedem Jahr. 

Einsparpotentiale in den Bereichen 

  • Verwaltung und Administration der technischen Infrastruktur zur Bereithaltung und Sicherung der Daten. 
  • Zeiten für die Suche nach der richtigen Datei 
  • Serviceleistungen der IT Abteilung für andere Fachabteilungen 

Einsparpotentiale im Bereich Compliance

In Europa wurden etwa 160 Millionen Euro an Bußgeldern aufgrund der DSGVO verhängt. Und auch wenn es zunächst einmal unwahrscheinlich erscheint, dass das eigene Unternehmen davon betroffen sein könnte; Millionenstrafen sind bei weitem nicht das einzige Risiko bei schlechtem oder mangelhaftem Datenschutz.

Eine beschädigte Reputation durch in falsche Hände geratene Daten können schmerzhafte Folgen für ein Unternehmen haben. Nicht zu vergessen: Die Hälfte aller Cyberattacken kommt aus den eigenen Reihen und das häufigste Vergehen dabei sind „unbefugte Zugriffe“.

  • Bußgelder bei Datenschutzverstößen
  • Schaden an der Reputation
  • Datenverlust durch Datendiebstahl/ Backupprobleme
Kosten senken durch schlankes Datenmanagement mit migRaven.24/7

von Torsten Blatt, Head of Marketing, migRaven GmbH
Veröffentlicht im Mai 2021

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Dieses Whitepaper zeigt Ihnen die wichtigsten Einsparpotentiale für schlankes Datenmanagement. Senken Sie nicht nur die Kosten, sondern verbessern Sie gleichzeitig die Nutzbarkeit und Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten.

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