Datensicherheit

In vielen Unternehmen wird im Rahmen von Datenmanagement vor allem für die sichere Ablage und Speicherung aller Daten gesorgt. Seit Ende der 90er Jahre die Desktop-PCs Einzug in alle Büros gehalten haben, hat sich entsprechend in Unternehmen eine nicht unerhebliche Menge an Daten auf den Systemen angesammelt.
Diese großen Datenmengen erzeugen unternehmerische Risiken auf mehreren Ebenen.

Kostenrisiko

Viele der gespeicherten Daten sind zwar offenkundig längst nutzlos und überflüssig geworden. Nur leider gibt es - wie so oft in solchen Fällen - niemanden der das für jede Datei mit Sicherheit entscheiden kann, geschweige denn jemanden, der die Zeit dafür hätte, dies für die durchschnittlich 20.000 – 25.000 Dateien pro User zu tun.

Kosten für Speicherung und Verwaltung/ Administration steigen

Das ist in etwa die Größenordnung an Dateien, mit der man mittlerweile pro User rechnen muss, weil üblicherweise zwar der Zufluss von Daten in ein System organisiert ist, nicht aber deren regelmäßiger Abfluss. Schätzungen gehen von Kosten i.H.v. rund 5.000 USD pro Jahr und TeraByte aus.

Rechtliche Risiken

Manche der gespeicherten Daten müssen zwingend aufbewahrt werden, andere dürfen nicht über einen bestimmten Zeitraum hinaus gespeichert werden.

Die Einhaltung dieser rechtlichen Vorgaben muss gemäß DSGVO nachweisbar dokumentiert sein.

Sicherheitsrisiko

In der fehlenden Transparenz und Kontrolle von Berechtigungsstrukturen verbergen sich unbemerkte Sicherheitsrisiken. Von Datendiebstahl und -missbrauch bis zu massiven Angriffen auf die IT-Systeme des Unternehmens sind viele Szenarien denkbar, wenn einzelne Mitarbeiter unbemerkt auf kritische Daten zugreifen können.

Produktivitätsrisiko

Der Wert der Unternehmensdaten leitet sich direkt aus Ihrer Verfügbarkeit und Integrität ab. Alle Informationen müssen leicht und schnell auffindbar sowie nutzbar sein, sonst geht dies zu Lasten der Produktivität. Insbesondere unstrukturierte, obsolete und redundante Dateien (sog. ROT Data) wirken sich jedoch negativ aus, denn sie fördern Unübersichtlichkeit, Fehler im operativen Geschäft und weitere redundante Strukturen.

Die traurige Wahrheit lautet: In Deutschen Unternehmen belegen diese Daten im Durchschnitt 2/3 des gesamten Speicherplatzes.

Reputationsrisiko

Die Reputationsrisiken durch Datenverlust und -missbrauch sind für ein Unternehmen schwer zu kalkulieren. Gefühlte Kleinigkeiten können sich in einer Welt sozialer Netzwerke innerhalb kürzester Zeit verselbstständigen und die Existenz des betroffenen Unternehmens nachhaltig gefährden.