Compliance und Zusammenarbeit scheinen auf den ersten Blick widersprüchlich: Einerseits sollen Mitarbeiter flexibel und effizient zusammenarbeiten, andererseits müssen Datenschutz und regulatorische Vorgaben eingehalten werden. Wie sich diese scheinbaren Gegensätze vereinbaren lassen, war Kern des Praxiswebinars vom 27. Mai 2025.
Unsere Experten Jan Engelmann und Thomas Erlbacher zeigten anhand konkreter Beispiele, wie Unternehmen mit dem richtigen Ansatz sowohl Compliance-Anforderungen erfüllen als auch produktiv zusammenarbeiten können. Dabei standen Lösungen im Mittelpunkt, die Mitarbeitende aktiv einbinden und gleichzeitig die Sicherheit und Ordnung der Daten gewährleisten.
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Das Webinar im Überblick: Herausforderungen, Lösungen und Praxisansätze
Unter dem Titel „Compliance und Collaboration – so bringen Sie Datensicherheit und effiziente Zusammenarbeit in Einklang“ richtete sich das Webinar gezielt an IT-Verantwortliche und Entscheider, die täglich mit chaotischen Datenstrukturen und komplexen Zugriffsrechten zu kämpfen haben.
Jan Engelmann führte zunächst in die Problematik historisch gewachsener, unübersichtlicher Datenstrukturen ein, die sowohl die Zusammenarbeit erschweren als auch Sicherheitsrisiken bergen. Thomas Erlbacher präsentierte im Anschluss konkrete Lösungsansätze mit migRaven, darunter insbesondere die Möglichkeiten des Folder Self Services und die Verwaltung von Zugriffsrechten durch Data Owner.
Kernfragen des Webinars:
- Wie können Unternehmen veraltete und chaotische Datenstrukturen effektiv bereinigen?
- Welche Rolle spielen Data Owner bei der Optimierung von Berechtigungen?
- Wie lässt sich durch Selbstverwaltung der Fachabteilungen Compliance sicherstellen und gleichzeitig die IT entlasten?
Die zentralen Lösungsansätze:
- Analyse des Ist-Zustands: Visualisierung und Bewertung der bestehenden Daten- und Berechtigungsstruktur.
- Folder Self Service: Nutzer können eigenständig und regelbasiert neue Ordner erstellen und Berechtigungen vergeben.
- Data Owner-Konzept: Fachabteilungen übernehmen aktiv Verantwortung für ihre Daten und Zugriffsrechte.
- Automatisierte Archivierung: Regelmäßige und nachvollziehbare Archivierung veralteter Daten für weniger Ballast und mehr Effizienz.
- Tagging und Klassifikation: Systematische Kennzeichnung sensibler Daten nach Compliance-Anforderungen (z. B. DSGVO, NIS2). Tipp: Mehr Informationen zum Thema in unserer Online-Hilfe: Verzeichnisse taggen und klassifizieren mit migRaven.24/7.
Besonders betont wurde die praktische Umsetzbarkeit im Alltag, unterstützt durch einfache Tools und klare, nachvollziehbare Regeln, die alle Mitarbeitenden leicht anwenden können.
Tool-Unterstützung und Projektphasen
migRaven begleitet Unternehmen mit bewährten Tools wie migRaven Analyzer, Data Retention und Folder Self Service in fünf klaren Projektphasen – von der ersten Analyse bis zur nachhaltigen Nutzung der neuen Struktur. Das Webinar zeigte zudem anhand konkreter Szenarien, wie Unternehmen interne Berechtigungen mit migRaven optimieren und dauerhaft im Griff behalten können.
Fazit
Compliance und effiziente Zusammenarbeit sind kein Widerspruch, sondern lassen sich mit dem richtigen Ansatz erfolgreich verbinden. Ein typisches Beispiel ist der Umgang mit chaotischen Ablagen, bei denen Dateien doppelt und unkoordiniert gespeichert werden, was zu erheblichen Suchzeiten führt. Oder der häufige Fall, dass Mitarbeitende unklar sind, welche Daten überhaupt archiviert oder gelöscht werden dürfen, was wiederum Compliance-Risiken schafft. Unternehmen profitieren durch klare Strukturen und gezielte Verantwortung nicht nur von höherer Datensicherheit, sondern auch von besserer Zusammenarbeit und deutlich gesteigerter Produktivität.
Key Takeaways aus dem Webinar
| Thema | Erkenntnis |
|---|---|
| Datenchaos | Historisch gewachsene Strukturen erzeugen Risiken und Ineffizienzen |
| Compliance & Collaboration | Durch klare Strukturen und Regeln in Einklang bringen |
| Folder Self Service | Selbstständige, sichere und regelbasierte Ordner- und Berechtigungsverwaltung |
| Data-Owner-Konzept | Verantwortungsübertragung an Fachabteilungen zur besseren Kontrolle |
| Automatische Archivierung | Reduktion der operativen Datenlast für effizienteres Arbeiten |
| Tools & Umsetzung | migRaven.24/7 unterstützt praxisnah und effektiv bei der Umsetzung |
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