Dateiablagen sind das Rückgrat der täglichen Zusammenarbeit – doch in vielen Unternehmen herrscht darin ein undurchdringlicher Wildwuchs: chaotische Ordnerstrukturen, doppelte Dateien, uneinheitliche Ablageregeln. Was auf den ersten Blick wie ein bloßes Organisationsproblem wirkt, entpuppt sich schnell als echtes Risiko für Effizienz, Sicherheit und Compliance.
Im Fokus unseres Praxiswebinars vom 6. Mai 2025 standen genau diese Herausforderungen: Wie gelingt es, den Wildwuchs in den Griff zu bekommen, klare Strukturen zu etablieren und damit sowohl die Produktivität zu steigern als auch regulatorische Anforderungen zu erfüllen?
Unsere Experten David Stülpnagel und Rüdiger Bohle zeigten praxisnah, wie Unternehmen mit einem durchdachten Datennutzungskonzept (DNK) ihre Dateiablagen zukunftssicher gestalten – für mehr Übersicht, weniger Suchaufwand und eine IT, die nicht nur verwaltet, sondern gestaltet.
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Das Webinar im Überblick: Ausgangslage, Ziel & Lösung
Das Webinar vom 6. Mai 2025 stand unter dem Titel „Vom Daten-Wildwuchs zu klarer Struktur: Wie ein Datennutzungskonzept Ihr Unternehmen sicherer und effizienter macht“ und richtete sich an IT-Verantwortliche, Datenstrategen sowie Entscheider in Unternehmen, die sich täglich mit unstrukturierten Daten und ineffizienten Dateiablagen konfrontiert sehen.
David Stülpnagel und Rüdiger Bohle von migRaven zeigten anhand praxisnaher Beispiele, warum ein strukturiertes Datennutzungskonzept (DNK) heute unverzichtbar ist – nicht nur zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen, sondern vor allem zur Steigerung der Effizienz und zur Sicherung von Unternehmenswissen.
Zentrale Fragestellung: Warum braucht jedes Unternehmen ein DNK?
Unstrukturierte Dateiablagen führen zu Suchzeiten, redundanter Arbeit, Schatten-IT und Sicherheitslücken. Teams arbeiten in parallelen Tools, persönliche Ablagegewohnheiten überlagern klare Strukturen, und Verantwortlichkeiten sind oft unklar. Hinzu kommen steigende regulatorische Anforderungen (DSGVO, NIS2) und das Risiko von Datenschutzverstößen.
Das DNK setzt genau hier an: Es schafft verbindliche Regeln, wo welche Daten abgelegt werden, wer auf sie zugreifen darf, wie sie klassifiziert, archiviert oder gelöscht werden – und stellt sicher, dass diese Regeln auch im Alltag gelebt werden.
Die fünf Säulen eines erfolgreichen Datennutzungskonzepts
Im Zentrum des Webinars stand ein praxisbewährtes 5-Säulen-Modell:
- Strukturierung der Ablageorte: Klar definierte Speicherorte für verschiedene Datentypen (z. B. Projekte, Prozesse, vertrauliche Daten).
- Zugriffsmanagement: Rollenkonzepte mit klaren Verantwortlichkeiten, etwa durch Einführung von Data Ownern.
- Archivierung & Aufbewahrung: Regelbasierte Archivierung zur Reduktion irrelevanter Datenmengen.
- Klassifikation: Sensibilitäts- und Kontextbasierte Bewertung von Daten zur gezielten Behandlung (z. B. nach DSGVO).
- Löschkonzepte: Automatisierte Löschstrategien für Austauschverzeichnisse und veraltete Inhalte.
Besonderes Augenmerk lag auf der zentralen Anforderung, dass ein DNK nicht nur dokumentiert, sondern im Alltag gelebt werden muss – mit klaren, verständlichen Regeln für alle Mitarbeitenden. Deshalb sind praktische Umsetzungsregeln, einfache Orientierungshilfen (z. B. One-Pager, Entscheidungsmatrizen) und das Einbinden aller Stakeholder essenziell.
Projektansatz und Toolunterstützung
Das DNK-Projekt gliedert sich bei migRaven in fünf aufeinander abgestimmte Phasen – von der Planung über die Ist-Analyse und Konzeption bis zur Umsetzung und Nachbetreuung. Dabei kommen spezialisierte Tools wie der migRaven Analyzer, Data Retention und migRaven.Archiver für Teams zum Einsatz.
Im Webinar wurde unter anderem gezeigt, wie migRaven intern mit einem eigenen DNK arbeitet – inklusive übersichtlicher Strukturvorgaben, intelligenter Ordnerlogik und standardisierter Rezertifizierungsprozesse.
Fazit
Das Webinar machte deutlich: Ein gutes Datennutzungskonzept ist kein reines IT-Thema. Es ist eine unternehmenskritische Strategie zur Sicherung von Wissen, zur Steigerung der Effizienz und zur Reduzierung von Risiken.
migRaven bietet hier nicht nur methodische Expertise, sondern auch die passende Softwareunterstützung – von der Analyse bis zur operativen Umsetzung.
Key Takeaways aus dem Webinar
| Thema | Erkenntnis |
|---|---|
| Daten-Chaos | Verteilte, unstrukturierte Ablagen führen zu Effizienzverlust und Risiken |
| DNK-Ziel | Ordnung, Sicherheit und Transparenz in der Datenverarbeitung |
| 5 zentrale Elemente | Ablageorte, Zugriff, Archivierung, Klassifikation, Löschung |
| Praktikabilität | DNKs müssen im Alltag gelebt, nicht nur dokumentiert werden |
| Tool-Unterstützung | migRaven liefert Softwarelösungen zur Umsetzung und Automatisierung |
| Business-Mehrwert | Schnellere Abläufe, geringere Kosten, bessere Compliance & Sicherheit |
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Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr eigenes Datennutzungskonzept aufzusetzen – mit klaren Regeln, strukturierten Ablageorten und sicherem Zugriffsmanagement.
Unsere Experten begleiten Sie Schritt für Schritt – vom ersten Workshop bis zur praktischen Umsetzung.
Sollten Sie weitere Fragen haben oder ein vertiefendes Gespräch wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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