Die unaufhaltsame Datenflut: Herausforderungen und Lösungen für effizientes Datenmanagement und Compliance

In vielen Unternehmen schwillt sie unaufhaltsam an: die Datenflut. Tag für Tag kommen neue Informationen hinzu, Altdaten werden selten gelöscht und so steigt der digitale Pegelstand und wird immer schwerer zu kontrollieren. Was auf den ersten Blick wünschenswert erscheinen mag – „mehr Daten, mehr Potenzial“ – entwickelt sich schnell zu einem echten Problem.

Datenmengen, die unkontrolliert anschwellen, führen zu

  • ineffizienten Arbeitsprozessen,
  • steigenden Kosten,
  • und einem schleichenden Verlust an Produktivität.

Mit der Zunahme an Informationen entstehen nicht nur Effizienzprobleme – es lauern auch erhebliche Sicherheitsrisiken. Die neue NIS2-Richtlinie der EU ist ein Weckruf für viele Unternehmen: Unstrukturierte Daten, tiefe Verzeichnisebenen und chaotische Ablagesysteme sind nicht nur ineffizient, sondern auch ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko. Diese Richtlinie verpflichtet Unternehmen, ihre Datensicherheit zu stärken, was nur durch klare Strukturen und optimierte Ablagesysteme erreicht werden kann.

 

In unserem Expertenwebinar am Dienstag, den 03.12.2024 um 14:30 Uhr beleuchten wir, wann und warum Datenwachstum zum echten Problem wird und wie Sie Ihre IT-Strukturen zukunftssicher gestalten können.

Erfahren Sie aus erster Hand von CEO Thomas Gomell und Prof. Dr. Ute Schmid, die an der Universität Bamberg das Projekt „Dare2Del“ leitet, welche Ursachen hinter dem stetig wachsenden Datenvolumen stecken, welche Probleme dies für Unternehmen mit sich bringt und welche Strategien helfen, die Datenflut in den Griff zu bekommen. Melden Sie sich jetzt an: www.migraven.com/webinare/


 

Strukturen und Verzeichnistiefe: Das unsichtbare Problem

In vielen Unternehmen hat sich ein System entwickelt, das auf den ersten Blick funktioniert: Informationen werden in tiefe, oft verschachtelte Verzeichnisse abgelegt, die jedoch mit der Zeit unübersichtlich und ineffizient werden. Hier entsteht das eigentliche Problem. Mit jedem neuen Unterordner und jeder zusätzlichen Datei wird die Datenstruktur komplizierter. In der Praxis führt das häufig zu dem völlig widersinnigen Effekt, dass die neuesten Daten besonders tief im Verzeichnisbaum und damit viele Klicks vom Nutzer entfernt liegen.

In der Folge verschwenden Mitarbeiter Stunden beim Klicken durch den Verzeichnisbaum, mit der Suche nach Dateien und dem richtigen Ablageort, während gleichzeitig die Sicherheitsrisiken steigen. Denn: Je unstrukturierter die Ablage, desto schwerer ist es, sensible Informationen effektiv zu schützen und den Zugriff zu kontrollieren. >> Mehr zur geordneten Dateiablage

Praxisbeispiele: Wo Unternehmen am Datenchaos scheitern

Bei migRaven erleben wir täglich, wie Unternehmen mit diesen Herausforderungen kämpfen. Verzeichnisse, die bis in die siebte, achte Ebene oder sogar darüber hinaus reichen, sind keine Seltenheit.

Oft entstehen massive Sicherheitslücken, weil niemand mehr nachprüfen kann, wer effektiv Zugriff auf welche Verzeichnisse und Daten hat. In einem solchen Umfeld wird es praktisch unmöglich Zugriffsrechte sicher zu verwalten und Sicherheitsrichtlinien, wie sie durch die NIS2 vorgeschrieben sind, durchzusetzen.

Unübersichtliche, historisch gewachsene Ablagesysteme führen auch häufig dazu, dass sensible Daten ungeschützt zugänglich sind, weil sie neben unwichtigen oder veralteten Daten im System liegen und nur schwer aufzuspüren sind. Die Gefahr eines Datenlecks oder unautorisierter Zugriffe wächst damit exponentiell. >> So räumen Sie das Chaos systematisch auf

Klare Strukturen als Voraussetzung für Compliance und Sicherheit

Aktuelle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen wie NIS2 und die DSGVO stellen hohe Ansprüche an die IT-Struktur in Unternehmen. Eine zentrale Rolle spielt dabei ein strukturiertes Datenmanagement, das nicht nur den Zugriff auf sensible Daten regelt, sondern auch das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Cyberangriffen minimiert. Unstrukturierte Daten und tiefe Verzeichnisebenen stehen diesen Anforderungen oft im Weg und erhöhen das Risiko von Regelverstößen. Die Einführung klarer, flacher Datenstrukturen ist deshalb nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Effizienzverlust durch tiefe Verzeichnisebenen

Neben der Sicherheitsproblematik verursachen tiefe Verzeichnisebenen auch massive Effizienzverluste. Überfüllte Dateiordner, unübersichtliche Ablagestrukturen und endlose Suchprozesse führen zu enormen Zeitverlusten. Studien zeigen, dass Mitarbeiter täglich 30-60 Minuten (und teilweise länger!) ihrer Arbeitszeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen. In Unternehmen mit komplexen, tief verschachtelten Ablagesystemen ist diese Zahl oft noch höher. Das bedeutet: Nicht nur die IT-Abteilungen sind überfordert, sondern auch die gesamte Belegschaft leidet unter dem Datenchaos. Projekte verzögern sich, Entscheidungen werden langsamer getroffen und die Produktivität sinkt.

Große Einsparpotenziale durch effizientes Datenmanagement

Eine wachsende Datenmenge belastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern das gesamte Unternehmen, da sie erhebliche Kosten verursacht. Von Speicherplatz über Backup-Zeiten bis hin zum Datentransfer – große Datenmengen treiben die Kosten für die technische Infrastruktur in die Höhe. Doch hier gibt es großes Einsparpotenzial: Durch eine Reduzierung der Datenmenge und eine „artgerechte“ Aufbewahrung, also eine Organisation der Daten nach ihrer Relevanz, können diese Kosten signifikant gesenkt werden. Weniger Daten bedeuten weniger Speicherplatzbedarf, schnellere Backups und insgesamt weniger Hardware, was den Energieverbrauch verringert.

Auch im Bereich Compliance lassen sich Kosten reduzieren. Hohe Bußgelder können durch besseren Datenschutz vermieden werden. Zusätzlich schützt ein strukturiertes Datenmanagement die Reputation des Unternehmens und senkt das Risiko von Datenverlusten und internen Sicherheitsvorfällen – vor allem durch unbefugte Zugriffe, die zu den häufigsten Bedrohungen zählen.

Das Problem aus wissenschaftlicher Sicht

„Digitale Objekte, die irrelevant geworden sind, können die Suche nach Informationen behindern, Entscheidungsprozesse verzögern, die Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe ablenken und so Arbeitsleistung und Wohlbefinden beeinträchtigen.“
https://dare2del.de/


Auch die Wissenschaft hat die Probleme der wachsenden Datenmengen längst erkannt. An der Uni Bamberg wurde beispielsweise im Rahmen des Projekts Dare2Del dazu geforscht. Das Forschungsvorhaben untersucht, warum in vielen Unternehmen so wenige Daten gelöscht werden – obwohl es dringend notwendig wäre. Das Ergebnis: Oft fehlt einfach der Mut oder die Methode, sich von alten, nicht mehr relevanten Daten zu trennen. Es herrscht eine Art „digitaler Messie-Effekt“: Lieber aufbewahren als löschen, „man weiß ja nie“. Dare2Del analysiert daher Strategien, wie Unternehmen effizienter mit ihrer Datenflut umgehen können – denn Daten, die keine Relevanz mehr haben, sind letztlich Ballast.

Fazit: Der Weg aus dem Datenchaos

Der Datenberg ist ein ernstzunehmendes Problem, das viele Unternehmen unterschätzen. Doch die steigenden Datenmengen führen nicht nur zu höheren Kosten, sondern auch zu einer ineffizienten Arbeitsweise, die den Erfolg eines Unternehmens nachhaltig beeinträchtigen kann. Es ist Zeit, den Mut zu fassen, sich von überflüssigen Daten zu trennen und klare Strukturen zu schaffen.

Wir von migRaven erleben diese Herausforderungen tagtäglich bei unseren Kunden und wissen: Der Weg aus dem Datenchaos ist machbar – mit der richtigen Strategie und den passenden Tools. Projekte wie Dare2Del zeigen, dass auch die Wissenschaft sich mit diesem Thema intensiv beschäftigt. Der Schlüssel liegt darin, alte Gewohnheiten abzulegen und den Datenberg gezielt abzubauen. Nur so schaffen es Unternehmen, die Kontrolle über ihre Daten zurückzugewinnen, wieder effizient zu arbeiten und gleichzeitig den Sicherheitsanforderungen, wie sie durch NIS2 definiert sind, gerecht zu werden.

Praxis trifft Wissenschaft: Wann und warum Datenwachstum zum Problem für Unternehmen wird.

In unserem Expertenwebinar am Dienstag, den 03.12.2024 um 14:30 Uhr beleuchten wir, wann und warum Datenwachstum zum echten Problem wird und wie Sie Ihre IT-Strukturen zukunftssicher gestalten können.

Erfahren Sie aus erster Hand von CEO Thomas Gomell und Prof. Dr. Ute Schmid, die an der Universität Bamberg das Projekt „Dare2Del“ leitet, welche Ursachen hinter dem stetig wachsenden Datenvolumen stecken, welche Probleme dies für Unternehmen mit sich bringt und welche Strategien helfen, die Datenflut in den Griff zu bekommen.

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