Abteilungsverzeichnisse, Projektverzeichnisse, Prozessverzeichnisse: Was kommt wohin?
Verzeichnisse werden optimalerweise mit dem Fokus auf die Arbeit in Abteilungen, Projekten, Prozessen und Produkten angelegt. In diesen Ordnern sollten nur öffentliche Daten und keine persönlichen Daten abgelegt werden.
Leitungsverzeichnisse
In der Regel benötigen Führungskräfte abgeschlossenen Ablageorte. Diese sollten parallel zum entsprechenden Abteilungsverzeichnis (Einkauf, Personal, etc.) angelegt sein. Es ist ratsam ein Leitungsverzeichnis zu nutzen, auf das ausschließlich der jeweilige Abteilungsleiter und sein Stellvertreter Zugriff haben. Darin werden z.B. mitarbeiterbezogene oder Planungsdaten Daten abgelegt.
Abteilungsverzeichnisse
Diese beziehen sich ausschließlich auf abteilungsinterne Daten. Das sind beispielsweise Daten des Abteilungsleiters, Vorlagen, Formulare oder Daten für ein Abteilungsevent.
Projektverzeichnisse
Diese beinhalten Daten, die sich stets auf abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beziehen. In diesen Ordnern werden alle Daten bezogen auf das Projekt gespeichert, egal ob Skizze, Kostentabelle oder Liste der Ansprechpartner. Alle projektbezogenen Daten sollten an einem Ort gespeichert sein.
Prozessverzeichnisse
Diese beziehen sich auf Vorgänge, die sich regelmäßig wiederholen, wie zum Beilspiel Sitzungen, Audits, Auswertungen und zugehörige Protokolle. Ist eine Sitzung beendet, wissen alle Beteiligten, in welchem Prozessordner sie das Protokoll finden können. Ggf. können Verantwortliche über entstandene Aufgaben informiert werden, indem ihnen ein der Dateipfade des Sitzungsprotokolls zugeschickt wird.
Anlagenverzeichnisse
Diese enthalten Daten zum Kerngeschäft des Unternehmens. In diesem Ablageort werden alle die Anlage betreffende Daten abgelegt. Das sind Kalkulationen, Architekturskizzen, Temperaturkurven oder Lastenhefte. Auf diesen Ordner haben nur Personen Zugriff, die mit den Daten der jeweiligen Anlage arbeiten. Arbeitet ein Techniker nur mit Maschinenbauanlage A, sollte er auch nur auf deren Verzeichnis Zugriff haben.
Transferverzeichnisse
Hier werden temporär (ca. 1 Woche) Daten abgelegt, welche nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Diese Verzeichnisse dienen der einmaligen und kurzzeitigen Übermittlung von Daten. Beispielsweise wenn ein Kollege eine Datei aus einem Ordner einsehen oder bearbeiten soll, auf den er regulär keinen Zugriff hat oder braucht. Transferverzeichnisse sind nicht zum Austausch privater Daten oder dauerhaften Speicherung von Daten gedacht.
Public-Verzeichnisse
Diese enthalten Daten, die das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit betrifft. In der Regel speichert und bearbeitet nur die Redaktion die hier liegenden Daten. Alle anderen Mitarbeiter haben lediglich einen lesenden Zugriff.
Home-Verzeichnisse
Hier legen Sie alle Ihre persönlichen Daten ab, die Sie als Entwürfe, zu Ihrer Information, für Ihre persönliche Arbeit benötigen. Sind oder werden Ihre persönlichen Daten beispielsweise abteilungsrelevant, verschieben Sie diese (die Endversion) in den entsprechenden Abteilungsordner. Das Homeverzeichnis sollte nicht zur Ablage privater Daten genutzt werden.