Was die Dateiablage mit Effizienz zu tun hat

Ziel der geordneten Dateiablage ist es, die für eine Aufgabe benötigten Dateien schnell und zuverlässig in der jeweils aktuellen bzw. letzten Version zu finden. Die Dateiablage sollte somit selbsterklärend und logisch sein. Sie soll zugleich sowohl den Ansprüchen des Datenschutz genügen, als auch flexible Teamarbeit ermöglichen.

Seien Sie sich bewusst, dass die meisten Menschen - inklusive der Kollegen und Vorgesetzten - sich mit dem Thema einer sinnvollen Dateiablage noch nie beschäftigt haben und auf eine entsprechende Anleitung angewiesen sind.

Nicht alle Hinweise sind für alle Fälle brauchbar, aber das Fehlen von klaren Vorgaben führt ganz sicher ins Datenchaos.

Im Folgenden geben wir Ihnen Hinweise, welche Regeln sich bei der Organisation der Dateiablage als hilfreich und zielführend bewährt haben. 

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Visualisierung der Datenstruktur in drei Minuten. Thomas Gomell (Enterprise Architect)

Überblick der Datenstruktur mit migRaven.24/7 Analyzer

Die Schaffung von Transparenz ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, um überhaupt eine Verbesserung auf dem mit Daten überhäuften Fileserver herbeizuführen.

Vor dem Aufräumen sollte der Administrator / Datenverantwortliche sich erst einen Überblick über die aktuelle Situation auf dem Fileserver machen. Wie viele Verzeichnisse und Dateien gibt es? In welcher Verzeichnisebene liegen die - kostenintensiven - obsoleten Daten? Wie viel Speicherplatz wird durch veraltete Daten belegt?

Auch die Rechtesituation ist abzufragen: Wer hat wo welche Zugriffsrechte? Wer ist für welche Daten verantwortlich und kann im Anschluss beim Aufräumen Verantwortung übernehmen? (Data Owner Prinzip)

All dies ist mit dem migRaven.24/7 Analyzer möglich.

Alte Daten entfernen mit migRaven.24/7 Data Retention

Mit dem Wissen über die Datenstruktur ist es nun ein Leichtes, die alten Daten mit der Funktion Data Retention aus dem Weg zu räumen.

Die Vorteile auf einem Blick:

  1. Die alten Daten bleiben erreichbar
  2. Die simple Funktionsweise ist auch ohne tiefere IT-Kenntnisse nutzbar
  3. Der Umgang mit den verbleibenden Daten wird signifikant effizienter

Eine effiziente, neu strukturierte Dateiablage ist nach dem Aufräumen um ein Vielfaches leichter einzuführen, wenn nur noch die aktuellen, relevanten Daten im Blick sind. Diese machen im Durchschnitt nur 10 - 30% aller Daten aus.

Auf der Funktionsseite migRaven.24/7 Data Retention sind weitere Informationen zusammengestellt.

 
Ausweg aus dem Datenlabyrinth in zwei Minuten. Thomas Gomell (Enterprise Architect)

Der Weg zur optimale Dateiablage

Wenn Sie mit Data Retention die obsoleten Daten separiert haben, sollten Sie nun nur noch ca. 10- 30% Ihrer Daten im Blick haben.

Mit dieser stark verschlankten Struktur können Sie nun weiterarbeiten und Ihre Ablage optimieren. Im Folgenden lesen Sie hilfreiche Informationen, wie Daten optimalerweise abgelegt werden sollten.

Klassifizierung: Ablage von persönlichen und öffentlichen Daten

Persönliche Daten sind von privaten und öffentlichen Daten zu unterscheiden.

Persönliche Daten:

Daten, die Sie für sich persönlich im Rahmen Ihrer Arbeit im Unternehmen erstellen und verwenden. Das sind zum Beispiel eigene Präsentationen, Nebenrechnungen mit Excel oder Antragsentwürfe. Diese Daten sind nur für Ihre Augen bestimmt.

Persönliche Daten gehören nur Ihnen selbst und nur Sie sollten darauf Zugriff haben. Daher sollten diese Daten auf Ihrem persönlichen Homelaufwerk abgelegt werden.

Öffentliche Daten:

Im Gegensatz dazu werden öffentliche Daten der unternehmerischen Allgemeinheit zur Verfügung gestellt. Auf diese Daten kann jeder mit entsprechender Berechtigung zugreifen und soll dies auch können. Öffentliche Daten dienen der Zusammenarbeit im Unternehmen. Diese werden beispielsweise im Abteilungs- oder Projektverzeichnis abgelegt.

Private Daten:

Private Daten sind Daten, die von Ihnen als Privatperson erstellt werden und in keinem unternehmerischen Kontext stehen. Diese Daten bedürfen einer gesonderten Regelung durch den Betriebsrat. Sie sollten nicht auf den Unternehmenslaufwerken liegen.

Ordnerstruktur in Verzeichnissen

Beim Erzeugen von Ordnern in Ihrer Abteilung oder in Ihrem Homelaufwerk, sollten Sie auf die folgenden Best Practices achten:

  • Je weniger Ordner ineinander verschachtelt sind, desto weniger Klicks sind notwendig,
  • Je geringer die Ordnertiefe, desto leichter hat es Ihr visuelles Gedächtnis,
  • Maximal 5 Ebenen, optimal 3 Ebenen in der Ordnerstruktur,
  • Auf jeder Ebene können 10-20 Ordner liegen, um die Übersicht zu bewahren,
  • Ineinander geschachtelte Ordner nicht mit dem gleichen Namen versehen,
  • Keine Ordner ohne Inhalt,
  • Applikationsverknüpfungen auf dem Desktop ablegen.

Abteilungsverzeichnisse, Projektverzeichnisse, Prozessverzeichnisse: Was kommt wohin?

Verzeichnisse werden optimalerweise mit dem Fokus auf die Arbeit in Abteilungen, Projekten, Prozessen und Produkten angelegt. In diesen Ordnern sollten nur öffentliche Daten und keine persönlichen Daten abgelegt werden.

Leitungsverzeichnisse

In der Regel benötigen Führungskräfte abgeschlossenen Ablageorte. Diese sollten parallel zum entsprechenden Abteilungsverzeichnis (Einkauf, Personal, etc.) angelegt sein. Es ist ratsam ein Leitungsverzeichnis zu nutzen, auf das ausschließlich der jeweilige Abteilungsleiter und sein Stellvertreter Zugriff haben. Darin werden z.B. mitarbeiterbezogene oder Planungsdaten Daten abgelegt.

Abteilungsverzeichnisse

Diese beziehen sich ausschließlich auf abteilungsinterne Daten. Das sind beispielsweise Daten des Abteilungsleiters, Vorlagen, Formulare oder Daten für ein Abteilungsevent.

Projektverzeichnisse

Diese beinhalten Daten, die sich stets auf abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beziehen. In diesen Ordnern werden alle Daten bezogen auf das Projekt gespeichert, egal ob Skizze, Kostentabelle oder Liste der Ansprechpartner. Alle projektbezogenen Daten sollten an einem Ort gespeichert sein.

Prozessverzeichnisse

Diese beziehen sich auf Vorgänge, die sich regelmäßig wiederholen, wie zum Beilspiel Sitzungen, Audits, Auswertungen und zugehörige Protokolle. Ist eine Sitzung beendet, wissen alle Beteiligten, in welchem Prozessordner sie das Protokoll finden können. Ggf. können Verantwortliche über entstandene Aufgaben informiert werden, indem ihnen ein der Dateipfade des Sitzungsprotokolls zugeschickt wird.

Anlagenverzeichnisse

Diese enthalten Daten zum Kerngeschäft des Unternehmens. In diesem Ablageort werden alle die Anlage betreffende Daten abgelegt. Das sind Kalkulationen, Architekturskizzen, Temperaturkurven oder Lastenhefte. Auf diesen Ordner haben nur Personen Zugriff, die mit den Daten der jeweiligen Anlage arbeiten. Arbeitet ein Techniker nur mit Maschinenbauanlage A, sollte er auch nur auf deren Verzeichnis Zugriff haben.

Transferverzeichnisse

Hier werden temporär (ca. 1 Woche) Daten abgelegt, welche nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Diese Verzeichnisse dienen der einmaligen und kurzzeitigen Übermittlung von Daten. Beispielsweise wenn ein Kollege eine Datei aus einem Ordner einsehen oder bearbeiten soll, auf den er regulär keinen Zugriff hat oder braucht. Transferverzeichnisse sind nicht zum Austausch privater Daten oder dauerhaften Speicherung von Daten gedacht.

Public-Verzeichnisse

Diese enthalten Daten, die das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit betrifft. In der Regel speichert und bearbeitet nur die Redaktion die hier liegenden Daten. Alle anderen Mitarbeiter haben lediglich einen lesenden Zugriff.

Home-Verzeichnisse

Hier legen Sie alle Ihre persönlichen Daten ab, die Sie als Entwürfe, zu Ihrer Information, für Ihre persönliche Arbeit benötigen. Sind oder werden Ihre persönlichen Daten beispielsweise abteilungsrelevant, verschieben Sie diese (die Endversion) in den entsprechenden Abteilungsordner. Das Homeverzeichnis sollte nicht zur Ablage privater Daten genutzt werden.

Gute Dateibenennung hilft beim Auffinden gesuchter Daten

Der Dateiname besteht aus dem Namen der Datei und dem durch einen Punkt getrennten Dateiformat. Das Dateiformat wird i.d.R. beim Speichern durch das jeweilige Programm selbst an den Dateinamen angehängt.

Bsp.: Reisekostenabrechnung.xls gibt an, dass die Datei den Namen „Reisekostenabrechnung“ trägt und im Format .xls vorliegt.

Bei der Namensgebung sollten nur alphanumerische Zeichen des englischen Alphabets (a-z, A-Z und 0-9), sowie Bindestrich (-) und Unterstrich (_) verwendet werden. Leerzeichen und Umlaute sollten nicht in der Namensgebung verwendet werden. Dateinamen mit Leerzeichen lassen sich zwar speichern. Allerdings lesen beispielsweise Webserver Leerzeichen als „%20“ ein. Ebenso verhält es sich mit Umlauten (ä, ö, ü). Daher kann es zu Problemen mit Leerzeichen kommen.

Bei der Benennung von Dateien wird die Verwendung folgender Zeichen nicht unterstützt: / : * ? " < > |

Einige Zeichen haben eine besondere Aufgabe im IT-Betriebssystem. Der Punkt „.“ dient der Trennung des Dateinamens vom Dateiformat. Der Schrägstrich wird von Windows zur Kennzeichnung von Ordnerebenen genutzt.

Unter Windows ist die Klein- und Großschreibung un-/gleichbedeutend. Daher sollte diese in der Namensgebung keine systematische Anwendung finden. Beispielsweise kann unter Windows bei einer existierenden „SkizzenKunde.docx“-Datei keine zweite Datei mit dem Namen „skizzenkunde. docx“-Datei angelegt werden.

Die Dateibenennung (auch die von Ordnern) sollte möglichst kurz und prägnant sein. Der Dateiname darf eine Länge von 256 Zeichen nicht überschreiten. Kürzel sollten vermieden werden, da sie i.d.R. nach längerer Zeit nicht mehr erinnert werden können.

Wenn unterschiedliche User mit einer Datei arbeiten, sollten die Änderungen mit einer Versionierung gekennzeichnet werden. Somit wird vermieden, dass mit einer falschen Dateiversion gearbeitet wird. Nicht benötigte Dateiversionen sollten gelöscht werden. Die Version sollte im Dateinamen integriert werden. Beispielsweise am Ende des Dateinamens mit „_V1“ oder „v001“. Die Zahlen werden fortlaufend geführt. Unbedingt zu vermeiden ist eine Versionskennzeichnung mit „neu“ oder „alt“. Nur die letzte, endgültige Version sollte mit „final“ gekennzeichnet werden.

Sicheres gemeinsames Arbeiten mit migRaven.24/7 Folder Self Service

Mit der neuen Dateiablage können die Mitarbeiter effizienter arbeiten - die tägliche Suche nach der richtigen Datei entfällt und der Ablageort für neue Dateien ist schnell gewählt.

Um weiterem Datenwachstum vorzubeugen und ein sicheres gemeinsames Arbeiten (Stichwort: Datenaustausch) zu gewährleisten, empfehlen wir die Funktion Folder Self Service.

Internes Filesharing über globale, unregulierte Austauschverzeichnisse ist an Unsicherheit kaum zu überbieten.

Damit können alle Mitarbeitenden bei Bedarf mit wenigen Klicks Ordner selbst erstellen und festlegen, welche Kolleg:innen darauf zugreifen dürfen sowie ein Datum zur automatischen Löschung festlegen. Das spart (nicht nur der IT-Abteilung) Zeit, erhöht signifikant die Sicherheit und verhindert unnötiges Datenwachstum.

Auch die Berechtigungen bereits bestehender Ordnerstrukturen können mit migRaven.24/7 verwaltet werden. Mit minimalem Aufwand kann ein bestehender Ordner in migRaven.24/7 übernommen und ein Data Owner bestimmt werden. Die Data Owner haben so volle Kontrolle über die berechtigten Konten auf allen ihren Ordnern.

Auf der Funktionsseite zum Folder Self Service sind alle Informationen zusammengefasst.

Webinar zum Folder Self Service - 54:58 Minuten
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