Problem Datenwachstum

Die Auswirkungen des Datenbergs auf Ihr Unternehmen

Seitdem es digitale Datenspeicherung in Unternehmen gibt, haben sich gewaltige Datenmengen auf den lokalen Systemen aufgehäuft: Konzepte, Texte, Excel-Tabellen, Präsentationen, Kalkulationen, Fotos, Filme etc. Und jeden Tag werden es mehr. Wenn der Speicherplatz voll ist, steckt der Administrator einfach eine neue, größere Platte in den Server oder es wird eben in der Cloud mehr Speicherplatz hinzugebucht.

Dabei werden über 70% der Daten schon heute nicht mehr gebraucht. Tendenz steigend.
 Die Konsequenzen?

  • Die Effizienz im Umgang mit Daten nimmt ab
  • Der Datenschutz ist in Gefahr
  • Die Datensicherheit nimmt ab
  • Verwaltungskosten steigen

Datenwachstum liegt bei 30-40% pro Jahr!

Der größte Kostenfaktor bei der Nutzung des Fileservers ist die Zeit, die die User aufwenden müssen, um auf ihre benötigten Daten zugreifen können.

Tausende von Dateien, die in vielen Ordnern und Unterordnern verteilt sind, machen die Arbeit mit dem Filesystem unübersichtlicher, langsamer und fehleranfälliger. Hat der Nutzer mit viel Mühe die gesuchte Datei gefunden, legt er sie zur Sicherheit in einem Ordner ab, der ihm intuitiver zu finden erscheint und erzeugt zugleich mehr Chaos und redundante Daten.

Über die Zeit verbleiben aus Unsicherheit, ob Daten noch relevant oder bereits obsolet sind, immer mehr Daten auch nach vielen Jahren in den produktiven Verzeichnissen und verstellen dort den Blick auf die wirklich benötigten aktiven Daten. Im Durchschnitt sind heute bereits 70-80% der unstrukturierten Daten in deutschen Unternehmen stark veraltet und gehören deshalb längst nicht mehr in das Produktivsystem.

Wer jetzt nicht handelt, verliert.

Bereits 2009 stellte das Fraunhofer Institut im Rahmen der Office Work Studie fest:

"Als besonderer »Performance-Killer« hat sich die tägliche Suche nach Dokumenten und Unterlagen im Büro erwiesen. Von allen befragten Teilnehmern benötigen knapp 40% täglich mehr als eine halbe Stunde allein für die Suche nach benötigten, arbeitsrelevanten Dokumenten, Daten, Nachrichten und Unterlagen."

Kosten

220 Tage * 1h * 40 € * 1.000 MA = 8.000.000 €

Kalkulatorischer Verlust pro Jahr bei 1.000 MA aufgrund ineffizienter Arbeit mit dem Filesystem gemäß Gartner.

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Daten entfernen muss einfach und sicher sein

Niemand löscht Dateien, wenn auch nur das kleinste Risiko besteht, dass der Inhalt einer Datei - oder nur ein Teil davon - eventuell doch noch einmal benötigt wird. Werden dann die Mitarbeiter durch die IT oder den Vorgesetzten beauftragt, in ihren Verzeichnissen aufzuräumen, dann werden sie vermutlich zehn oder gar zwanzig Dateien löschen. Bei durchschnittlich 20.000 - 40.000 Dateien pro Nutzer bringt das jedoch nichts.

 

Ganz einfach starten

Datenverantwortliche sollten damit anfangen, die wirklich alten Daten (z.B. 10 Jahre und älter) mit migRaven.24/7 Data Retention aus Ihrem Abteilungsverzeichnis in das Abteilungsarchiv verschieben zu lassen. Dabei können Sie je nach Bedarf einzelne Ordner mit einem Klick ausnehmen.

migRaven.24/7 beginnt dann, Ihr Abteilungsarchiv zu erstellen, das Ihre gewohnte Struktur hat, sortiert im Hintergrund die alten Daten aus und lässt selbstverständlich auch leere Ordner aus dem aktiven Filesystem verschwinden.

Nach und nach können Sie sich nun an "jüngere" Dateien wagen und im Durchschnitt auf ca. 70% der Daten verzichten, die bis Dato noch in den unzähligen Ordnern Ihres Filesystems zu finden sind.

Mit der Funktion Data Retention machen wir drei Versprechen an die Nutzer:

  1. Die alten Daten bleiben erreichbar
  2. Die simple Funktionsweise ist auch ohne tiefere IT-Kenntnisse nutzbar
  3. Der Umgang mit den verbleibenden Daten wird signifikant effizienter

Wohin archivieren?


Was dann noch bleibt, sind die wachsenden Kosten für Speicher und Backup des Archivs – und hier kommt Amazons AWS Storage ins Spiel! AWS ist geradezu spottbillig, wenn es um Storage und Backup von ungenutzten Daten geht. Terabytes lassen sich für wenige hundert Euro im Jahr speichern und sichern – inklusive direktem Zugriff aus dem für alle User gewohnten Filesystem.

>> Mehr zu AWS hier

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