KAIZEN? Klingt japanisch? Ist es auch.

KAIZEN hat seinen Ursprung eigentlich in der japanischen Fertigungstechnik. Statt wie gewohnt ergebnisorientiert zu handeln setzt KAIZEN mit konsequentem Innovationsmanagement auf Prozessoptimierung. Mit der Methode der 5 kleinen Schritte – kurz 5S genannt – wurde so nach dem zweiten Weltkrieg maßgeblich die gesamte japanische Wirtschaft wieder angekurbelt. Die erstmals bei Toyota eingeführte Just-in-Time Production wäre ohne die ganzheitliche Betrachtung von Arbeitsabläufen nicht möglich gewesen.

Aber was genau bedeuten diese vielversprechenden 5S?

Ganz einfach. Komplizierte Prozesse werden in 5 Arbeitsschritte unterteilt:

1. Entferne Unnötiges aus deinem Arbeitsbereich!
2. Ordne die Dinge, die danach geblieben sind!
3. Halte deinen Arbeitsplatz sauber!
4. Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen!
5. Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!

Klingt kompliziert? Ist es aber nicht.
Diese einfachen fünf Punkte optimierten nicht nur die Arbeitsabläufe des Autoherstellers Toyota und sorgten für die allgemein bekannte Erfolgsstory. Mittlerweise wird KAIZEN auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen höchst erfolgreich praktiziert. So lohnt es sich beispielsweise in der IT durchaus, die rasant wachsenden Datenberge auf den Fileservern nach den Prinzipien von KAIZEN unter die Lupe zu nehmen.

Denn 70-90 Prozent aller Daten auf den Fileservern in Unternehmen sind sogenannte ROT-Data. Diese redundanten, obsoleten oder trivialen Daten werden in der Regel nie wieder angefasst. Allerdings verursachen sie immense Speicherkosten, vernichten laut aktuellen Forschungsergebnissen bis zu eine Stunde (!) Arbeitszweit pro Mitarbeiter am Tag, verursachen Sicherheitslücken und sind eine Gefahr für den Datenschutz.

Nicht zu verachten sind die aus dem Datenwachstum resultierenden Klimaschäden:
Die Rechenzentren in Deutschland verbrauchen in Summe bereits jetzt pro Jahr bereits mehr Strom als die gesamte Stadt Berlin im gleichen Zeitraum. Über den Umweltschaden berichteten wir bereits letzte Woche ausführlicher. Es macht also in vielerlei Hinsicht Sinn, den irrelevanten Datenberg schnell abzubauen.

Aber wie kann KAIZEN hier helfen?
Wer unnütze Daten beseitigen will, sieht naturgemäß erst einmal nur einen (Daten-)Berg von Arbeit. Und statt schnell zu handeln würde man lieber schnell die Flucht ergreifen. Und genau deshalb lohnt es sich die Methode KAIZEN mit dem Weg der kleinen Schritte genauer unter die Lupe zu nehmen.

Denn so wie sich ein scheinbar unerreichbarer Berggipfel in der Natur Schritt für Schritt besteigen lässt, so lässt sich auch der Datenberg auf dem Fileserver in kleinen Schritten und trotzdem sehr schnell abtragen.

Klingt zu theoretisch? Ist aber ganz praktisch.

Nach den 5S von KAIZEN bedeutet dies für unsere Arbeit auf dem Fileserver übersetzt:

1. Analysiere die Struktur und das Datenvolumen auf Deinem Fileserver und entferne alle überflüssigen Daten.
   Und das sind in der Regel 70-90 %! Das spart auf Anhieb Speicherkapazitäten und minimiert den Energieverbrauch.
2. Schaffe nun eine sauberer Datenstruktur. Verzichte auf unnötige Verzeichnisse und Verzeichnistiefen. Nutze ABE. Das verkürzt die elende Suche nach Dateien.
3. Lege klare Berechtigungen für alle neuen Verzeichnisse an, pflege diese Struktur und erhöhe dadurch die Sicherheit auf dem Fileserver.
4. Übernehme Selbstverantwortung für Deine Daten und trage somit für eine ständige Verbesserung der Struktur bei.
5. Und zum Schluss: Mache dies alles durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!

Wir haben uns KAIZEN zu eigen gemacht!

Mit unserer Software migRaven.24/7 haben wir von migRaven uns dieses Prinzip bereits zu eigen gemacht. Wir analysieren die Datenmenge auf dem Fileserver mit unserem Obsolete Data Report. Im nächsten Schritt separieren wie die ROT-Data von den relevanten Daten, beseitigen sie aus dem aktiven, produktiven Arbeitsbereich und verlagern sie auf kostengünstigere und energiesparende Medien. Mit Hilfe unseres Folder Self Service werden dann ab sofort nur noch Verzeichnisse mit klaren Berechtigungen angelegt. Und bei all diesen Optimierungen steht ganz im Sinne von KAIZEN immer der User im Mittelpunkt.

Somit können wir dank der Einführung von migRaven.24/7 unsere Mitarbeiter entlasten, Arbeitszeit einsparen, sicher arbeiten und IT-Kosten senken.

In 5 kleinen Schritte haben wir dank KAIZEN Großes erreicht und enorme Einsparungen vorgenommen. Und vor allem: Die 5S von KAIZEN helfen uns, behutsam mit menschlichen und natürlichen Ressourcen umzugehen.

Weiterführende Informationen
Besuchen Sie auch unseren Podcast „Trifft ein Metzger einen Biersommelier in der IT“. Hier erklärt migRaven-CEO Thomas Gomell im Interview mit Karsten Morschett, warum ihm die Methode KAIZEN bei der Entwicklung der Software migRaven.24/ so hilfreich war.

KAIZEN und Toyota
https://kaizen-lean-management.de/grundlagen/toyota-produktionssystem/
https://mag.toyota.co.uk/kaizen-toyota-production-system/

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