Trampelpfade auf dem Fileserver vermeiden – Wie Sie mit der richtigen Datenstruktur 15 Minuten Zeit pro Tag sparen.
Trampelpfade entstehen an den unterschiedlichsten Stellen und aus verschiedensten Gründen. Meistens dann, wenn die eigentliche Wegführung unlogisch erscheint, unbequem oder nicht (mehr) benutzbar ist. Manchmal macht das Einschlagen eines neuen Pfades auch durchaus Sinn. Doch gelegentlich wäre es besser, den alten Weg wieder vom Geröll zu befreien und begehbar zu machen.
Denn jeder, der zum ersten Mal selbst einen neuen Trampelpfad eingeschlagen hat, weiß, dass man am Ende des Tages viel mehr Zeit und Energie verbraucht hat. Und manchmal wurde man sogar vom Bauern verflucht, weil man versehentlich quer durch sein Feld getrampelt ist.
Was sind Trampelpfade auf dem Fileserver?
Und warum verlieren Unternehmen pro Tag etwa 15-60 Minuten Arbeitszeit durch sie? Pro Mitarbeiter! Und vor allem: Wie lässt sich das vermeiden?
Wissenschaftliche Studien belegen, dass ungeordnete und unübersichtliche Datenmengen zu einem enormen Zeitverlust führen. Denn 70-95 % aller Daten auf dem Fileserver sind veraltet und werden in der Regel nie wieder angefasst. Dieser Datenberg versperrt aber den schnellen Zugriff auf die wirklich relevanten Unterlagen.
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Als Nutzer sehe ich also im wahrsten Sinne des Wortes den Datenpfad vor lauter Daten-Wildwuchs nicht mehr. Und wie in der Natur sucht sich der Nutzer nun eigene Wege auf dem Fileserver um die verzweifelte Datensuche abzukürzen – indem er sich eigene, zusätzliche Strukturen schafft. Und damit vergrößert er ungewollt das Verzeichnischaos und den Datenberg.
Woran erkenne ich Trampelpfade auf dem Fileserver?
Mitarbeiter schaffen sich eigene Verzeichnisse.
Ein klassisches Beispiel: Herr Müller sucht jeden Tag die Vorlagen für seine Präsentationen. Dazu muss er sich tief durch eine alte, gewachsene Filestruktur klicken und merkt am Ende, dass die Vorlagen dort in der 15. Ebene doch nicht liegen. Oder noch schlimmer: dort liegen veraltete Vorlagen, da der Verantwortliche für diese Vorlagen, sein Kollege Herr Meier, schon lange nicht mehr die aktualisierten Vorlagen hier abgelegt. Denn Herr Meier weiß aus Erfahrung, dass hier ja sowieso niemand etwas findet.
Was passiert nun? Herr Müller wird sich frustriert sagen, dass er sich diese Suche in Zukunft ja sparen kann und legt sich einen eigenen Ordner „Mueller“ an und fängt an, alle für ihn wichtigen Dokumente separat abzulegen. So wie es sein Kollege „Meier“ vermutlich auch schon lange macht.
Das Fatale ist allerdings nun, dass durch diese neu geschaffenen persönlichen Strukturen, das Datenwachstum weiterhin steigt und ein geordneter Datenaustausch unmöglich wird.
Das Beispiel von Herrn Müller und Herr Meier klingt einfach, aber es zeigt ganz praxisnah, wie Trampelpfade, also eigene Strukturen, entstehen, wenn die klassische Verzeichnisstruktur zu tief, zu gewachsen, zu veraltet, zu unlogisch, kurz zu umfangreich ist.
Wie lässt sich das alles nun vermeiden?
Forschungen wie z.B. an der Universität Bamberg und auch unsere tägliche Erfahrung bei der Analyse von Fileserver unserer Kunden haben uns gezeigt, dass es extrem wichtig ist, zuerst einmal das Datenvolumen auf Fileserver zu analysieren und zu beurteilen, welche Daten redundant, obsolet und trivial sind. Diese sogenannten ROT-Data fressen Arbeitszeit (bis zu 1 Stunde pro Tag und Mitarbeiter), verursachen einen enormen Stromverbrauch (lesen Sie hier unseren Beitrag zum Stromverbrauch durch ROT-Data) und frustrieren die Mitarbeiter.
Wir haben mit migRaven.24/7 eine Software geschaffen, die blitzschnell helfen kann. Das Datenvolumen wird anfangs analysiert und alle überflüssigen Daten werden auslagert. Diese Auslagerung erfolgt bei uns übrigens in ein Archiv, auf das der User weiterhin zugreifen kann. Es können also keine Daten bei der Archivierung irrtümlich verloren gehen.
Weniger Daten, dafür mit Struktur
Schlagartig haben wir nun das Datenvolumen minimiert. Nun werden alle zukünftigen neuen Verzeichnisse nur noch mit entsprechenden Berechtigungen angelegt. Das stärkt das Verantwortungsbewusstsein für die eigenen Daten und erhöht die Sicherheit im täglichen Datenaustausch.
Wichtig ist hier zudem: die Verzeichnistiefe wird ab sofort flach gehalten. Die Nutzung von ABE minimiert zudem die Übersicht der Verzeichnisse im Blickfeld. Das schafft einen perfekten Überblick für den User.
Wir von migRaven helfen auch Ihnen gerne dabei, die Trampelpfade auf Ihrem Fileserver zu erkennen und zu verhindern.
Testen Sie migRaven.24/7 kostenlos und unverbindlich. Unser Obsolete Data-Report lässt Sie schnell ROT-Data von relevanten Daten unterscheiden. Mit unserer Data-Retention verschieben Sie diese überflüssigen Daten ins Archiv. Und dank unseres Folder Self Service legen Sie ab sofort nur noch Verzeichnisse mit entsprechenden Berechtigungen an.
So bringen wir Sie mit blitzschnell vom Daten-Trampelpfad zurück auf die Daten-Autobahn.
Und das Beste: Sie schenken Ihren Mitarbeitern dadurch 15-60 Minuten Zeit pro Tag. Und das wirkt sich auf die Motivation und finanziell spürbar auf die Bilanz Ihres Unternehmens aus.
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